Temps requis
Environ 15 à 30 minutes, selon la taille du groupe
Directives
Cette activité vous aidera à tenir des réunions d’équipe plus rapides et efficaces, car elles seront plus fréquentes, mais plus courtes et plus ciblées que les réunions habituelles. Elle vise aussi à atteindre les objectifs suivants :
- Promouvoir une culture d’entreprise positive
- Détecter des problèmes potentiels plus rapidement
- Détecter et éliminer les risques pour la santé et la sécurité du personnel et des clients
- Responsabiliser le personnel
- Augmenter l’engagement du personnel
- Améliorer l’efficacité de l’équipe en période de crise
- Promouvoir une communication plus efficace
- Assurer un triage automatique des priorités quotidiennes de l’équipe
Le groupe devrait être composé de personnes qui travaillent dans la même équipe ou qui dépendent les unes des autres. Séparez les groupes qui se composent de plus de 20 membres en équipes de 10 membres ou moins. Organisez des rencontres quotidiennes ou hebdomadaires avec chacune des équipes pour discuter de leurs réussites ou de leurs problèmes.
Idéalement, les participants devraient rester debout lors de ces réunions. Si vous animez la réunion virtuellement, expliquez comment les gens peuvent accéder aux salles de discussion. Encouragez-les à se tenir devant la caméra pour simuler plus étroitement l’expérience de la rencontre d’équipe. Cette activité devrait avoir lieu au début de la journée ou du quart de travail. Dans les entreprises qui fonctionnent 24 heures par jour, nous vous recommandons de tenir la réunion dans la période de transition entre deux quarts de travail et d’inviter les membres des deux équipes à participer.
Il n’est pas nécessaire de tenir un compte-rendu officiel, mais l’animateur peut utiliser un tableau-papier ou un écran pour noter et afficher les mesures à prendre. Si les membres hésitent à participer, brisez la glace en amorçant la discussion.
Formulation suggérée
J’aimerais que tout le monde se lève, dans la mesure du possible. À tour de rôle, faites-nous part d’au moins un exemple de réussite que vous avez connue au cours de la dernière semaine. Parlez de ce qui a bien fonctionné pour vous (il peut s’agir de la technologie, de la souplesse, du soutien de vos collègues, de nouvelles stratégies, etc.) et, au deuxième tour, parlez d’un défi auquel vous êtes confrontés ou d’une information ou du soutien dont vous pourriez avoir besoin. Par exemple, au premier tour, vous pourriez dire que vous avez réussi à respecter une échéance serrée parce qu’un collègue vous a donné un modèle qui vous a facilité la tâche pour faire un travail répétitif.
Au deuxième tour, vous pourriez dire que vous ne savez toujours pas comment modifier les images d’une diapositive PowerPoint. Lorsque vous parlez d’un défi ou demandez une information ou du soutien, n’importe quel membre du groupe peut donner des conseils ou offrir son aide.
Y a-t-il des questions?
[Répondez aux questions.]
1er tour : Parlez d’une réussite que vous avez connue au travail et de ce qui vous a aidé à y parvenir.
[Donnez aux participants quatre minutes pour répondre à ces questions au sein de leur groupe.]
2e tour : À tour de rôle, vous parlerez d’un défi auquel vous avez fait face ou vous demanderez de l’aide ou des conseils. Le reste du groupe peut offrir des suggestions. La question et les réponses doivent prendre au maximum deux minutes par personne. Bien entendu, si les réponses intéressent la personne qui pose la question, elle peut faire un suivi après la rencontre pour obtenir de plus amples renseignements.
[Après 10 minutes]
La rencontre ne doit pas durer plus de 15 minutes par jour, puisque c’est censé être un moyen rapide et facile de communiquer sur une base régulière. Pour les équipes plus grandes, vous pouvez faire une rotation pour que la rencontre soit assez petite pour être efficace, mais que chaque membre de l’équipe soit exposé à tous les autres membres au fil du temps. En plus de mettre à profit la sagesse de l’équipe, cette activité peut accroître la cohésion de l’équipe en permettant de célébrer les réussites et de surmonter les défis ensemble.
Directives
Vous pouvez prendre note des réussites et des leçons tirées afin de les communiquer à la direction. Vous pouvez aussi envisager d’autres stratégies :
- Si une personne ne participe pas aux discussions pendant plusieurs jours d’affilée, invitez-la à prendre part à la conversation.
- Demandez aux participants de rapporter les commentaires positifs des clients ou patients qu’ils ont entendus.
- Si une personne ou une question demande une conversation plus longue, mettez fin à la rencontre à l’heure prévue et poursuivez la discussion lors de la prochaine rencontre, ou rencontrez la personne individuellement. La rencontre devrait être un processus continu et rapide.
- Vous pourriez choisir de conclure la réunion en soulignant les priorités particulières pour la journée.
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