Bon nombre d’entre nous utilisent la messagerie électronique pour échanger avec les personnes présentes dans nos vies. Dans de nombreux milieux de travail, l’envoi de courriels est un volet nécessaire des tâches à accomplir. Bien que les courriels puissent représenter un moyen simple et efficace de transmettre de l’information, il est possible que les messages puissent être mal interprétés. Cela peut se produire en raison de l’absence des indices non verbaux qui aident à clarifier le sens.
Voici quelques conseils pour envoyer des courriels soucieux de l’intelligence émotionnelle :
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Évitez les interprétations erronées – Prenez conscience du fait que les courriels peuvent facilement être mal interprétés en l’absence d’indices nécessaires pour transmettre le message (le ton de la voix, l’expression du visage et le langage corporel, par exemple). Les courriels peuvent laisser place à bien des interprétations, comme le ton sous-jacent et la nuance du message. Quand vous abordez un sujet délicat, envisagez le point de vue du destinataire et imaginez-vous la manière dont il percevra le message. Si vous craignez que votre message soit mal interprété, demandez l’avis d’une autre personne avant d’envoyer le courriel.
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Reconnaissez les limites de l’humour écrit – Le destinataire d’un courriel ne peut pas voir votre sourire ni vous entendre rire quand vous écrivez un message qui se veut humoristique. Dans ces situations, pour éviter tout malentendu, vous pouvez indiquer l’absence de sérieux dans votre message en ajoutant les expressions « sourire » ou « MDR » (mort de rire) ou une émoticône souriante à la suite du commentaire. Une meilleure solution consiste à reformuler votre message si vous croyez que le destinataire pourrait être offusqué.
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Sachez reconnaître les situations où les conversations directes sont préférables – Évitez les courriels si vous devez aborder des sujets délicats ou complexes. Quand un échange virtuel devient trop émotionnel, trop lourd de signification ou tout simplement trop ardu, il est peut-être temps de décrocher le téléphone ou de se parler en personne.
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Attention au contenu confidentiel – Demandez-vous chaque fois si le contenu n’est pas trop délicat pour être envoyé par courriel. Les messages peuvent se perdre ou être interceptés par des pirates informatiques. Rappelez-vous également que d’autres personnes (des superviseurs, des collègues ou des membres de la famille, par exemple) peuvent avoir accès aux courriels du destinataire de votre message.
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Attention à l’« effet de désinhibition » – Comme l’autre personne n’est pas présente devant nous, nous nous soucions moins de sa réponse. Il est donc plus facile d’offusquer quelqu’un en ligne qu’en personne. Avant de cliquer sur « Envoyer », demandez-vous toujours si vous auriez le courage de dire les mêmes choses en personne.
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N’envoyez jamais un courriel sous le coup de la colère – En général, quand nous sommes en colère, nous ne pensons pas aussi clairement et n’agissons pas aussi adéquatement que nous le devrions. Il est préférable d’attendre de se calmer avant d’envoyer un courriel. Vous pouvez enregistrer un brouillon de votre courriel et le relire plus tard. Une fois vos émotions apaisées, vous serez dans un bien meilleur état d’esprit pour évaluer votre message et y apporter des modifications au besoin.