Énoncé de raison d’être d’équipe

De nombreuses organisations ont des énoncés de mission, de vision et de valeurs qui définissent ce qu’elles aspirent à être. Bien qu’utiles pour guider l’organisation, ces énoncés ne représentent pas toujours une source d’inspiration pour l’équipe. Un énoncé de raison d’être créé par l’équipe mettra l’accent sur la contribution que celle-ci apporte à l’organisation. 

Un énoncé de raison d’être d’équipe – qui définit le rôle de l’équipe, la raison de son importance et pour qui elle compte – peut aider les membres qui en font partie à comprendre la valeur de leur contribution et en quoi leur équipe concourt aux objectifs de l’organisation. Il peut aussi aider vos employés et d’autres personnes au sein de l’organisation à reconnaître la valeur de votre équipe. 

Avantages du processus

Le processus qui engage les membres de votre équipe dans la création d’un énoncé de raison d’être est possiblement plus important que l’énoncé lui-même en ce qu’il leur offre l’occasion de se réunir, d’être entendus et de se sentir respectés pour ce qu’ils apportent à l’organisation. 

Ce processus peut améliorer :

• la collaboration : les employés peuvent se sentir plus motivés lorsqu’ils travaillent à un but commun;
• la cohésion : laquelle contribue à un meilleur esprit d’équipe;
• l’inclusion : on sollicite divers points de vue pour arriver à une définition inspirante d’une expérience d’équipe exceptionnelle;
• le moral : le fait de communiquer la valeur et les forces de votre équipe à l’ensemble de l’organisation peut susciter de la fierté chez les membres de l’équipe. 

Le processus consiste à :

• recueillir les idées des membres de l’équipe;
• peaufiner les idées avec l’aide des membres de l’équipe;
• mettre au point et communiquer l’énoncé de raison d’être;
• utiliser l’énoncé de raison d’être pour appuyer la prise de décision
• revoir l’énoncé lorsque l’équipe connaît des changements.

Créer une invitation

Invitez toutes les personnes qui contribuent au travail de votre équipe. Tous ces points de vue peuvent vous aider, vous et votre équipe, à déterminer en quoi votre travail est important. Par exemple :

• Votre équipe de la paie peut comprendre des commis comptables, du personnel administratif, des commis, des préposés au service à la clientèle, des vérificateurs de feuilles de temps, des stagiaires, etc.
• Votre équipe des installations peut comprendre des gardiens, des techniciens, des professionnels de la santé et de la sécurité, des coordonnateurs d’événements, etc.
• Votre équipe des services alimentaires peut comprendre des cuisiniers, des diététiciens, des emballeurs, des livreurs, des professionnels de la santé et de la sécurité, des laveurs de vaisselle, des bénévoles, etc.

Texte suggéré 

Modifiez le texte suivant en fonction de vos besoins.

Aidez-nous à créer notre énoncé de raison d’être d’équipe!

Nous sommes en train de créer un énoncé de raison d’être pour [nom ou fonction de l’équipe] et nous sollicitons la participation de toutes les personnes qui contribuent au travail de cette équipe, c’est-à-dire [nommez tous les rôles concernés]. Vos idées sont précieuses pour nous et nous aimerions que chaque membre donne son point de vue sur la raison d’être de notre équipe, par exemple : 

• quelle est notre contribution et en quoi faisons-nous une différence pour l’organisation;
• l’impact que nous avons dans la communauté en général;
• les personnes qui profitent de notre travail.

L’énoncé de raison d’être sert à préciser, pour nous-mêmes et pour les autres, l’importance de la contribution de notre équipe et en quoi elle concourt aux objectifs de l’organisation – au-delà des tâches individuelles que nous accomplissons, qu’est-ce que notre équipe apporte d’unique à l’organisation?

Vous pouvez soumettre vos réponses par [cette méthode anonyme*] sur ce que vous pensez être notre impact et qui en bénéficie, ou vous pouvez m’envoyer un courriel directement si vous le préférez. Assurez-vous d’envoyer votre réponse avant le [date]. Je regrouperai les idées similaires et enverrai la liste à tout le monde avant que nous commencions ensemble à créer l’énoncé de raison d’être de notre équipe.

Voici quelques exemples pour orienter votre réflexion :  

• Équipe de la paie : Notre raison d’être consiste à nous assurer que tous les employés sont payés correctement et à temps. Nous gérons en équipe les situations de changement ou de défaillance du système, de déclaration tardive ou incorrecte et d’autres difficultés afin d’offrir continuellement le meilleur service possible.
• Équipe des installations : Notre raison d’être consiste à garder les installations sûres et propres pour les clients et les employés. À cette fin, nous accomplissons nos tâches avec rigueur et travaillons avec diligence à déceler les dangers et à éliminer ou à gérer les risques pour la santé et la sécurité.
• Équipe des services alimentaires : Notre raison d’être consiste à offrir de la nourriture aux employés et aux visiteurs. À cette fin, nous nous procurons les meilleurs ingrédients, nous respectons les normes les plus strictes sur la manipulation sécuritaire des aliments, nous préparons des repas nutritifs et nous assurons une livraison fiable et courtoise.

*Remarque : Le terme « méthode anonyme » fait référence à l’approche particulière que le leader a mise en place pour recueillir une rétroaction sans données d’identification. Il peut s’agir d’une plateforme en ligne, de boîtes à idées, de sondages en ligne ou d’une adresse courriel générique de l’équipe qui ne permet pas d’identifier l’expéditeur. Dans votre invitation, assurez-vous de remplacer « [cette méthode anonyme*] » par des instructions claires sur la façon de fournir une rétroaction de manière anonyme.

Recueillir des idées

Encouragez tous les membres de l’équipe à donner une rétroaction. Vous devrez peut-être envoyer un ou deux rappels. Une fois que vous avez reçu la rétroaction :

• examinez les suggestions de chacun des membres de votre équipe, et n’hésitez pas à ajouter les vôtres à la liste; 
• supprimez toute donnée d’identification afin d’éviter les préjugés;. 
• essayez d’honorer la voix de tous les membres de l’équipe en intégrant leurs idées sous une forme ou une autre, même si elles vous semblent échapper à la portée du processus. À la dernière étape, vous pourrez demander à l’équipe d’examiner ce qui fait partie ou non de la portée;
• fusionnez les idées similaires pour éviter les répétitions; 
• transmettez la liste anonyme et fusionnée aux membres de l’équipe en leur demandant d’en prendre connaissance avant de commencer à créer en équipe la version finale de votre énoncé de raison d’être.

Peaufiner les idées

Réunissez, virtuellement ou en personne, autant de membres que possible pour préciser l’énoncé de raison d’être de l’équipe. Passez d’abord en revue la liste créée. 

Exemples d’instructions :

• Nous utiliserons notre liste comme point de départ, puis, ensemble, nous préciserons et définirons notre énoncé de raison d’être.
• L’objectif n’est pas d’énumérer les tâches particulières que nous accomplissons, mais plutôt de décrire les retombées de ces tâches et les personnes qui en bénéficient.
• Voici quelques exemples pour orienter notre réflexion :
  
  • Équipe de la paie : Notre raison d’être consiste à nous assurer que tous les employés sont payés correctement et à temps. Nous gérons en équipe les situations de changement ou de défaillance du système, de déclaration tardive ou incorrecte et d’autres difficultés afin d’offrir continuellement le meilleur service possible.
  • Équipe des installations : Notre raison d’être consiste à garder les installations sûres et propres pour les clients et les employés. À cette fin, nous accomplissons nos tâches avec rigueur et travaillons avec diligence à déceler les dangers et à éliminer ou à gérer les risques pour la santé et la sécurité.
  • Équipe des services alimentaires : Notre raison d’être consiste à offrir de la nourriture aux employés et aux visiteurs. À cette fin, nous nous procurons les meilleurs ingrédients, nous respectons les normes les plus strictes sur la manipulation sécuritaire des aliments, nous préparons des repas nutritifs et nous assurons une livraison fiable et courtoise. 

Animez une discussion, en petits groupes ou en grand groupe selon le nombre de membres de l’équipe, pour répondre aux questions suivantes :

• Parmi tous les éléments de la liste, lesquels, selon vous, communiquent le mieux la valeur que nous apportons à l’organisation?
• En vous fondant sur les éléments de la liste, qui, selon vous, profite du travail que nous effectuons?

À partir de ces éléments, formons des groupes de deux ou trois personnes et rédigeons un énoncé de raison d’être qui permette aux autres de reconnaître la valeur que nous apportons à l’organisation. Je prendrai ensuite tous vos énoncés, les examinerai et les rassemblerai en un seul énoncé qui combine toutes vos idées, et je vous l’enverrai pour obtenir votre rétroaction.

Si la rédaction n’est pas votre point fort, demandez à un membre de votre équipe de vous aider. Certains groupes arrivent à rédiger la version finale ensemble, mais cela peut se révéler plus compliqué lorsqu’il y a plusieurs points de vue différents. 

Mettre au point et communiquer l’énoncé

Si l’équipe entière n’a pas participé à la rédaction de l’énoncé de raison d’être, vous pourriez distribuer l’énoncé à tous les membres de l’équipe. Demandez-leur de vous transmettre leurs derniers commentaires et intégrez-les, le cas échéant. 

Si votre énoncé doit être examiné et approuvé à un niveau supérieur avant sa mise au point définitive, assurez-vous d’inclure cette étape avant de distribuer l’énoncé final. 

• Faites circuler l’énoncé final. Vous pourriez par exemple encourager les membres de l’équipe à l’ajouter à leur signature de courriel, à le publier sur votre page Web, à l’afficher dans votre espace de travail et à le diffuser à d’autres équipes ou services ou à l’ensemble de l’organisation. 
• Donnez une façon de communiquer avec vous au cas où des personnes voudraient remercier l’un des membres de votre équipe pour la qualité de son service ou auraient des questions au sujet de votre énoncé de raison d’être. 
• Assurez-vous de transmettre l’énoncé de raison d’être à tous les nouveaux collaborateurs de l’équipe dans le cadre de leur accueil et intégration au sein de l’équipe.

Utiliser l’énoncé de raison d’être pour appuyer la prise de décision 

L’équipe doit utiliser l’énoncé de raison d’être lorsqu’elle prend des décisions concernant :  

• la définition des priorités;
• des changements à effectuer;
• la prise en charge de nouvelles tâches.

Dans la mesure du possible, veillez à ce que les décisions s’harmonisent avec l’énoncé de raison d’être. Si les décisions ne relèvent pas de l’équipe ou ne sont pas en accord avec l’énoncé de raison d’être, il peut être nécessaire de revoir la portée du mandat de l’équipe et d’envisager une révision de l’énoncé.

Revoir l’énoncé au besoin

Refaites le processus lorsque la composition de l’équipe ou la portée de son mandat change. Si vous le souhaitez, vous pouvez approfondir le processus de la manière décrite ci-dessous. 

Pour aller plus loin

Selon votre équipe, vous souhaiterez peut-être approfondir le processus en examinant d’autres aspects de votre équipe. Cette partie ne doit pas nécessairement être partagée avec d’autres, mais elle peut être utile pour définir les normes et les attentes de l’équipe par rapport aux membres actuels et nouveaux.

Vous pourriez réunir votre équipe virtuellement ou en personne pour discuter d’ajouts à l’énoncé de raison d’être qui :

• reflètent les objectifs de votre équipe en matière d’inclusion, d’appartenance, de conscience écologique et d’action communautaire;
• définissent les compétences essentielles que l’équipe s’efforce d’acquérir en accord avec la raison d’être qui a été définie. Par exemple ::
  • pour l’équipe de la paie : exactitude, uniformité, minutie;
  • pour l’équipe des installations : rigueur, connaissance, diligence;
  • pour l’équipe des services alimentaires : manipulation sécuritaire des aliments, connaissances nutritionnelles, compétences culinaires;
• décrivent comment les membres de l’équipe peuvent surmonter d’éventuels défis ou obstacles pour concrétiser la raison d’être de leur équipe. Par exemple :
  
  • équipe de la paie : gérer les pannes ou les mises à jour du système, s’adapter au roulement de personnel;
  • équipe des installations : réparer l’équipement, composer avec le manque de ressources;
  • équipe des services alimentaires : s’adapter en cas de détérioration des aliments ou de retards d’approvisionnement;
• définissent ce qui n’est pas négociable pour assurer la qualité du travail de votre équipe. Il s’agit d’établir une norme pour un bon travail d’équipe. Par exemple :
  
  • équipe de la paie : vérifier deux fois les tâches, effectuer un rapprochement hebdomadaire de tous les comptes;
  • équipe des installations : faire des inspections régulières quotidiennes de tout l’environnement de travail;
  • équipe des services alimentaires : effectuer des contrôles de santé et de sécurité fréquents, renouveler régulièrement les menus;
• définissent les tâches pour lesquelles l’équipe peut prendre des risques raisonnables. Par exemple :
  • équipe de la paie : en cas de panne du système, traiter les paies manuellement en se fondant sur la dernière paie;
  • équipe des installations : quitter son poste habituel pour apporter son aide en cas d’accident ou de danger;
  • équipe des services alimentaires : remplacer des choix du menu en raison d’un manque d’ingrédients.

Partagez cette page Web avec toute personne qui est chef d’équipe et qui souhaite préciser la raison d’être et la valeur de son équipe au sein de l’organisation.

Ressources supplémentaires

Processus d’entente d’équipe. Ce processus est utilisé en collaboration avec les membres adultes d’une équipe pour élaborer une entente sur leur façon d’interagir au travail. Il vise à soutenir une équipe performante, inclusive et axée sur la sécurité psychologique.