Équipes hybrides

Le lieu de travail d’autrefois, où la plupart des gens travaillaient ensemble sur place, a changé pour plusieurs. Plus d’employés ont la possibilité de travailler à distance à temps partiel ou à temps plein. Les employeurs et les leaders doivent modifier leurs styles de gestion et de communication de manière à maximiser le dynamisme et la concentration des employés. Cela est particulièrement important dans le cas d’une équipe hybride dont certains membres travaillent sur place et d’autres travaillent à distance.

Gestion des préoccupations

Comme les équipes hybrides sont un phénomène nouveau pour de nombreux leaders, Heidy Grant, Ph. D., et Tal Goldhamer, qui sont tous deux auteurs, recommandent de distinguer les faits de la fiction en ce qui a trait à ce qui fonctionne. Dans tous les cas, il est important que le leader collabore avec les employés et expérimente pour déterminer ce qui convient le mieux pour son équipe unique. 

• Préoccupation : Les employés qui travaillent à distance ne sont pas aussi productifs que lorsqu’ils travaillent sur place.
  
  • Point à considérer : Certains employés peuvent travailler efficacement à partir de n’importe où si la nature de leur travail ne nécessite pas des interactions en personne avec des clients ou leur présence à un endroit précis tel qu’une chaîne de montage ou un restaurant. Indépendamment de l’endroit où ils travaillent, il est important qu’ils aient ce dont ils ont besoin pour assurer leur sécurité physique et psychologique, notamment la connectivité, l’équipement, la formation, la flexibilité, l’autonomie et les outils adéquats pour gérer leurs tâches. Ils doivent pouvoir gérer les distractions et mener à bien leur travail de manière efficace. Une étude récente¹ a révélé que les Canadiens qui ont travaillé à partir de la maison en 2021 et 2022 ont gagné en moyenne 65 minutes par semaine en évitant de se rendre au travail. Ils consacraient en moyenne 41 minutes de ce temps à leur travail principal ou secondaire, tout en réalisant leurs heures normales, 37 minutes aux loisirs et 7 minutes aux soins de leurs proches. Consacré plus de temps aux loisirs et aux soins des proches a également eu un effet positif sur le rendement et le niveau d’énergie.
• Préoccupation : La formation des employés sera plus efficace en personne.
  
  • Point à considérer : La formation des employés doit être optimisée pour l’apprentissage. Les programmes de formation mis au point pour être dispensés sur place ne sont pas toujours faciles à transposer dans une plateforme virtuelle. Les personnes qui passent leur journée en ligne pourraient avoir de la difficulté à se concentrer dans le cadre d’une formation en ligne intense, et ce, indépendamment de la durée. Différentes méthodes peuvent être plus ou moins captivantes ou efficaces selon le sujet et les participants. Certains employés préfèrent la flexibilité de la formation sur demande au temps perdu pour se rendre à une formation en personne. Une plateforme virtuelle n’est peut-être pas la meilleure solution pour la formation qui nécessite un apprentissage pratique.
• Préoccupation : Une culture et un réseau ne se bâtissent qu’en personne. 
  
  • Point à considérer : Une culture ne se bâtit pas en un tournemain ou par une présence en personne. Elle se crée lentement jour après jour grâce aux interactions entre les leaders et les collègues, peu importe le lieu de travail. Elle est influencée par la mesure dans laquelle les leaders reconnaissent les facteurs de stress et les réussites et y répondent. Les interactions peuvent également se produire en ligne dans le cadre de réunions ou d’activités prévues ou improvisées.
• Préoccupations : Les employés qui travaillent à distance peuvent ressentir une plus grande fatigue oculaire numérique.
  
  • Point à considérer : La fatigue oculaire numérique peut se produire que l’on travaille sur place ou à distance. On doit encourager tous les employés à se lever et à prendre des pauses de l’écran régulièrement. Passez en revue les pratiques exemplaires en matière d’ergonomie. Le Centre canadien d’hygiène et de sécurité au travail propose des conseils pour soulager le malaise oculaire chez les travailleurs de bureau. 
• Préoccupation : Les leaders pourraient offrir des promotions ou de meilleures occasions aux employés qui travaillent sur place. 
  
  • Point à considérer : Les bons leaders traitent tous les employés de façon équitable, indépendamment de leur lieu de travail. Par exemple, la structure et la fréquence des mises au point, des réunions d’équipe, des occasions de collaboration et des activités de renforcement de l’esprit d’équipe tiennent compte des styles de travail de tous les employés. Pour aider à éviter les préjugés, prenez connaissance des conseils et stratégies ci-dessous.

Travail à distance par rapport au travail sur place

Des situations de travail différentes créent des défis et des besoins différents. Pour aider vos employés, vous devez notamment faire de votre mieux pour comprendre leurs situations de travail individuelles. Examinons quelques-uns des défis que peut représenter le travail à distance par rapport au travail sur place. 

Les employés qui travaillent à distance peuvent : 

• travailler plus d’heures lorsqu’ils doivent terminer un travail;
• se faire interrompre par les enfants ou d’autres membres de la famille;
• se sentir isolés ou s’ennuyer des interactions avec les collègues de travail;
• éprouver une fatigue oculaire numérique si leur travail s’effectue principalement en ligne;
• éprouver plus de problèmes technologiques qui peuvent nuire à la productivité;
• rater des occasions et des possibilités de collaboration découlant de conversations avec des collègues et ceux d’autres services ou équipes.

Les employés qui travaillent sur place peuvent : 

• croire qu’ils ont moins de liberté que les personnes qui travaillent à distance;
• se sentir jugés s’ils partent dès la fin de la journée alors que leurs collègues virtuels continuent à travailler;
• éprouver également une fatigue oculaire numérique si leur travail exige qu’ils passent beaucoup de temps devant un ordinateur; 
• éprouver du stress durant la routine matinale ou le trajet pour se rendre au travail et en revenir;
• avoir de la difficulté à trouver un équilibre entre le travail et la vie personnelle.

L’une des préoccupations concernant les équipes hybrides est que les employés se sentiront déconnectés, isolés et même seuls. Si les employés se concentrent exclusivement sur leurs tâches en cours et n’interagissent que pour transmettre leur travail, ces risques s’accentuent. Cependant, vous pouvez réduire ces risques en mettant en place des processus pour encourager et soutenir l’engagement et des conversations constructives. 

Conseils et stratégies

Les idées suivantes fonctionneront dans certaines situations, mais pas dans d’autres. Examinez-les pour voir ce qui pourrait fonctionner pour vous.

Créez des occasions d’interaction entre les travailleurs à distance et les travailleurs sur place 

• Pauses café virtuelles – Une ou deux fois par mois, organisez des séances de clavardage vidéo avec trois ou quatre membres différents de l’équipe, puis demandez à une personne d’animer. Seule règle : discutez de tout à part le travail. 
• Activités mensuelles du personnel durant les heures de travail – Aidez les employés à établir des liens en organisant des salles d’évasion virtuelles, des chasses au trésor ou des jeux-questionnaires. 
• Connexions Internet ouvertes sans caméra – Les employés travaillent de façon autonome tout en laissant le son désactivé jusqu’à ce qu’ils aient quelque chose à demander ou à partager. 

Créez des systèmes de jumelage ou de mentorat 

• Jumelez les employés à distance avec un employé sur place pour développer l’esprit de camaraderie. 
• Établissez des défis mensuels pour encourager la collaboration – Les employés se trouvent un partenaire pour participer à des jeux-questionnaires ou des défis, résoudre un problème ou faire une séance de remue-méninges sur une innovation.
• Encouragez les mises au point régulières, et fournissez un modèle de questions au sujet de la charge de travail, du bien-être et des défis, comme celui-ci (disponible en anglais seulement).
• Prévoyez un budget pour des fournitures, des outils ou des articles de marque que les employés sur place peuvent envoyer aux employés à distance pour renforcer les liens.
• Passez en revue les conseils, les stratégies et la boîte à outils accessibles dans la ressource Le mentorat.

Pensez à la façon dont vous dirigez 

• Confiance : La confiance fait partie intégrante de toute relation, et elle est très importante pour que les leaders puissent gérer efficacement les employés qui travaillent à distance. Pour obtenir des conseils et des stratégies, consultez la ressource Bâtir la confiance – pour les leaders.
• Occasions de mentorat : Cherchez des occasions pour conseiller vos employés et partager des expériences ou perfectionner leurs compétences. Il peut s’agir d’un processus de mentorat officiel (consultez la ressource Le mentorat pour en savoir plus), ou de toute occasion vous permettant de partager vos connaissances en vue de soutenir l’avancement professionnel de vos employés. 
• Réunions et activités : Les employés qui se sentent soutenus, connectés et entendus seront généralement plus intéressés et productifs. Planifiez des mises au point régulières (disponible en anglais seulement) pour discuter des facteurs de stress, des obstacles et des questions, et pour collaborer avec les membres de l’équipe. Prenez un moment pour apprendre à connaître vos employés et découvrir ce qui leur permet de se sentir en sécurité et soutenu.

Organisez des réunions d’équipe virtuelles 

• Prévoyez des réunions d’équipe ordinaires auxquelles les employés à distance et les employés sur place peuvent participer.  
• Gérez la réunion de façon à ce qu’une seule personne parle à la fois et qu’il n’y ait aucune conversation hors sujet afin que tous les participants puissent bien entendre.
• Consultez la ressource Activités de renforcement de l’esprit d’équipe pour connaître les activités que vous pouvez organiser à la fois virtuellement et en personne.
• Lorsque des réunions d’équipe spontanées ont lieu pour répondre à un besoin, envoyez une invitation rapide pour que les employés à distance puissent s’y joindre si cela est possible.

Communiquez la valeur et la contribution de chaque membre de l’équipe 

• Profitez des réunions d’équipe pour communiquer la contribution de chaque membre lorsque vous vous adressez à eux. Par exemple, « José a cherché à obtenir les ressources pour notre prochain projet. José, avez-vous pu obtenir une date pour la livraison du bois? » Assurez-vous de discuter du travail de chaque membre à toutes les deux ou trois réunions, puis recommencez. Cela aide à clarifier et à renforcer la valeur que chaque membre apporte à la table, que ce soit virtuellement ou en personne.
• Veillez à ce que tous les membres de l’équipe aient un sentiment d’appartenance en faisant un effort pour soutenir l’inclusion. La ressource Évaluation de la sécurité psychologique au sein de l’équipe peut vous aider à comprendre où vous en êtes, et la ressource Stratégies d’inclusion pour les leaders peut vous aider à prendre les mesures d’amélioration qui s’imposent.

Encouragez l’équilibre pour tous

• Donnez l’exemple aux autres en veillant à votre propre bien-être et à votre équilibre entre le travail et la vie personnelle.
• Partagez les conseils sur l’équilibre travail-vie personnelle avec tous les employés, et animez une conversation sur ce qui fonctionne pour les membres de votre équipe. 
• Partagez les conseils pour les parents qui travaillent avec les personnes qui éduquent des enfants. Envisagez d’organiser une réunion pour les parents sur le marché du travail qui souhaitent partager des conseils et des stratégies.
• Partagez les ressources pour les aidants naturels avec les personnes qui s’occupent des autres. Envisagez d’organiser une réunion pour les aidants naturels qui souhaitent partager des conseils et des stratégies.
• Animez un atelier sur l’équilibre. Vous pouvez le faire virtuellement ou en personne. Lorsque vous présentez l’atelier à une équipe hybride, vous pourriez demander aux travailleurs à distance de former leur propre groupe en ligne aux fins de discussion, pendant que les travailleurs sur place forment le leur.
• Encouragez les gens à se lever, à marcher ou à bouger pendant les téléconférences, dans la mesure du possible.
• Dites aux employés que vous vous attendez à ce qu’ils vous informent lorsqu’ils doivent faire des heures supplémentaires. En sachant quand le travail devient accablant ou quand les limites d’une personne sont floues, vous pourrez plus facilement prévenir l’épuisement professionnel.

Parlez de la prévention de l’épuisement professionnel

• Apprenez des stratégies pour prévenir l’épuisement professionnel, et demandez aux employés ce qu’ils feront pour eux-mêmes.
• Avant la discussion, examinez la ressource Gestion de l’épuisement professionnel – pour les leaders afin d’accroître vos propres connaissances et votre degré d’aisance.

Définissez les attentes

• Pour aider à prévenir l’épuisement professionnel, clarifiez vos attentes à l’égard des employés à distance et des employés sur place. Vous pouvez procéder de différentes façons :
  
  • Animez l’atelier Au programme – Clarté du leadership et des attentes pour vous aider à comprendre ce qui fonctionne le mieux pour votre équipe.
  • Demandez à chaque membre de remplir un formulaire Préférences en matière de reconnaissance | PDF |afin que vous soyez également au courant de leurs attentes.
  • Aidez individuellement les employés à élaborer un plan de travail qui favorise la réussite selon leur situation unique et les exigences de leur travail. La ressource Un outil pour favoriser la réussite du personnel peut vous aider à cet égard. 

Prévoyez des pauses sur les calendriers de l’équipe/des employés 

• Inscrivez les pauses comme du temps dédié sur les calendriers, afin que les employés soient encouragés à les prendre et qu’on leur rappelle de le faire.
• Consultez la ressource Activités de pause-santé pour obtenir des idées sur des activités à faire juste avant ou après la pause des employés. 
• Gérez la fatigue oculaire numérique en permettant aux employés d’éteindre leur caméra ou d’assister à certaines réunions par téléphone afin qu’ils ne soient pas épuisés après avoir passé trop de temps devant un écran.
• Mettez fin aux réunions en ligne 10 minutes plus tôt pour permettre aux employés de s’étirer avant la prochaine réunion, dans la mesure du possible. 

Envoyez des colis surprise aux employés et faites le point avec eux

• Que vous voyiez les membres de votre personnel tous les jours ou une fois par semaine, l’envoi d’un courriel rapide pour faire le point avec eux et voir comment ils se portent peut faire améliorer les relations.
  
  • Demandez à chaque membre du personnel de quelle façon il préfère recevoir une rétroaction. Utilisez le formulaire Préférences en matière de rétroaction | PDF pour obtenir de l’aide.
  • Offrez aux employés des occasions de donner une rétroaction. Consultez la ressource Solliciter de la rétroaction pour obtenir des idées.
  • Demandez aux membres du personnel comment ils vont, et tenez-vous au courant de la culture générale du lieu de travail. 
• Créez des colis surprise pour votre équipe, peu importe qu’ils soient gros ou petits. C’est vrai ce qu’on dit : c’est l’intention qui compte! 
  
  • Les colis surprise pourraient inclure des outils pour aider les employés à travailler (au bureau ou à la maison), comme des lunettes anti-lumière bleue, des balles antistress, des stylos, des blocs-notes, etc. 

Reconnaissez leur travail

• Nous savons que le travail peut devenir très prenant, mais le simple fait de prendre le temps de reconnaître les efforts déployés par vos employés peut avoir des répercussions positives sur leur moral. 
  
  • Consultez la ressource Stratégies de reconnaissance pour les leaders pour obtenir de l’aide.
• Créez une liste de vos employés, et fixez-vous comme objectif d’apporter un renforcement positif à chaque personne au moins une fois par mois. 
  
  • Utilisez le formulaire Préférences en matière de reconnaissance | PDF pour obtenir des idées.

Parlez-en! 

• Parfois, nous pensons qu’il est préférable de ne pas reconnaître les disparités qui peuvent survenir dans un milieu de travail hybride, mais vos employés les remarquent. Parlez-en avec eux, et soyez ouvert pour entendre ce qui, selon eux, fonctionne et ne fonctionne pas. 
  
  • Utilisez le matériel de la série d’ateliers Favoriser la sensibilisation sur les compétences et exigences psychologiques, ainsi que sur la clarté du leadership et des attentes, pour rassembler votre équipe aux fins d’une discussion. 

Bibliographie

1. Aksoy, C. G., Barrero, J., Bloom, N., Davis, S. J., Dolls, M. et Zarate, P. « Time Savings When Working from Home. » 2022.
2. Grant, H. et Goldhamer, T. « 4 myths about in-person work, dispelled. » Harvard Business Review. 8 décembre 2022. Consulté le 27 janvier 2023 à  https://hbr.org/2022/10/4-myths-about-in-person-work-dispelled