Protégeons la santé mentale au travail – Examen organisationnel

Pourquoi faire l’examen organisationnel de Protégeons la santé mentale au travail?

L’examen organisationnel donne l’occasion aux hauts dirigeants de réfléchir à ce que l’organisation fait déjà pour appuyer les facteurs psychosociaux. Ceux-ci discutent de leur situation actuelle et peuvent ensuite la comparer aux résultats du sondage auprès des employés. Il s’agit d’un moyen d’aider les dirigeants à comprendre la santé et la sécurité psychologiques avant d’impliquer les employés.

Qui effectue l’examen organisationnel?

L’examen organisationnel peut être effectué par un seul ou plusieurs dirigeants faisant partie de l’organisation. Cette décision dépendra de la taille et de la nature de l’organisation.

Vous voudrez peut-être former un sous-comité ou désigner un petit groupe de dirigeants pour prendre part au processus. Pour accroître le degré d’objectivité du processus, envisagez de faire appel aux services d’une firme de consultants externe qui a l’expérience du processus de Protégeons la santé mentale au travail. 

En quoi consiste le processus d’examen organisationnel?

Le processus consiste à remplir des feuilles de travail qui explorent l’état actuel de la santé et de la sécurité psychologiques de votre organisation. Chaque feuille de travail porte sur l’un des facteurs psychosociaux. 

Chaque feuille de travail de l’examen organisationnel comprend :

• une définition du facteur psychosocial;
• la liste des avantages qu’il y a à se préoccuper de ce facteur;
• l’information qu’il serait utile de recueillir ou d’utiliser comme référence;
• une liste de vérification de ce que votre organisation peut être en train de faire en ce moment;
• un examen de l’énoncé relatif au facteur psychosocial;
• des questions de discussion supplémentaires.

Feuilles de travail de l’examen organisationnel 

• Indicateurs d’inclusion, de stress ou de traumatisme au travail | PDF
• Équilibre | PDF
• Courtoisie et respect | PDF
• Clarté du leadership et des attentes | PDF
• Engagement | PDF
• Croissance et perfectionnement | PDF
• Participation et influence | PDF
• Culture organisationnelle | PDF
• Protection de la sécurité physique | PDF
• Soutien psychologique et social | PDF
• Compétences et exigences psychologiques | PDF
• Protection psychologique | PDF
• Reconnaissance et récompenses | PDF
• Gestion de la charge de travail | PDF

De quoi avez-vous besoin pour effectuer l’examen organisationnel?

L’information suivante peut vous être utile pour remplir les feuilles de travail de l’examen organisationnel :

• Documentation : Rassemblez les politiques, les pratiques, les rapports, les documents, les statistiques ou d’autres données pertinentes pour les employés et le fonctionnement organisationnel. Chaque feuille de travail propose des renseignements pertinents à recueillir.
• Commentaires des employés : Il s’agit des renseignements provenant de vos employés. Ceux-ci peuvent inclure des suggestions, des plaintes, des rapports de comités de santé et de sécurité et des sondages réalisés auprès d’employés.
• Passez en revue les risques psychosociaux : En vous familiarisant avec les risques psychosociaux mis en évidence dans la norme 45003:2021 de l’Organisation internationale de normalisation (2021) (ISO). Cela peut aider votre équipe à examiner ce qui crée un risque pour la santé et la sécurité psychologiques au travail. Cela peut s’avérer utile lors de l’examen des facteurs.

Comment sélectionner les facteurs psychosociaux pour l’examen organisationnel?

Compte tenu du grand nombre de facteurs à prendre en considération, il peut être difficile de décider par où commencer. Nous vous recommandons de vous concentrer sur un seul facteur psychosocial à la fois jusqu’à ce que vous ayez terminé. Cela vous permettra de gérer votre temps et d’augmenter vos chances de succès.

Vous pourriez classer par ordre de priorité les feuilles de travail que vous remplissez en tenant compte de ce qui suit :

• Les facteurs qui se répercutent sur votre entreprise sur le plan financier ou de la réputation. Ceux-ci incluent souvent la protection psychologique, la protection de la sécurité physique et la culture organisationnelle.
• Les facteurs pertinents pour les changements qui se produisent au sein de votre organisation. Par exemple, s’il y a eu des changements récents au niveau de la direction, vous pouvez sélectionner la feuille de travail pour un leadership et des attentes clairs, la croissance et le développement, la gestion de la charge de travail et la mobilisation.
• Les facteurs qui sont particulièrement pertinents pour les incidents ou événements clés, comme les griefs, les violations des droits de la personne ou les fusions. Cela pourrait inclure les feuilles de travail pour l’équilibre, la participation et l’influence, la courtoisie et le respect, les compétences et les exigences psychologiques, et le soutien psychologique et social.  

En fin de compte, nous vous recommandons de remplir toutes les feuilles de travail de l’examen organisationnel. Cela permet de dresser un portrait très complet de la santé et de la sécurité psychologiques de votre organisation.

Veuillez prendre note que vous pouvez choisir uniquement les feuilles de travail de l’examen organisationnel que vous jugez prioritaires. Si vous voulez générer un rapport du sondage comprenant des comparaisons avec l’examen organisationnel, il faut saisir des données pour chaque facteur psychosocial.

Par où devriez-vous commencer?

Remplissez les feuilles de travail de l’examen organisationnel avant d’administrer le sondage aux employés ou en même temps. Cela vous permet de comparer les perceptions des dirigeants avec les perceptions des employés.

Générer un rapport

Une fois que les feuilles de travail de l’examen organisationnel pour chacun des facteurs psychosociaux ont été remplies, vous pouvez choisir de les rassembler et de saisir les renseignements selon les instructions ci-dessous. Cela générera un rapport une fois le sondage auprès des employés terminé. Cela est utile si vous souhaitez disposer d’un document unique présentant à la fois les perceptions des dirigeants et celles des employés. Certaines organisations préfèrent que ces deux documents soient séparés, auquel cas il n’est pas nécessaire de saisir les données de l’examen.

Voici les étapes à suivre pour ajouter les données de l’examen organisationnel au rapport du sondage auprès des employés :

• Connectez vous à votre Carnet de bord du programme Protégeons la santé mentale au travail.
• Sélectionnez 'Enquêtes en cours’.
• Sélectionnez ‘Examen de l’organisation’.
• Saisissez les réponses inscrites par la direction dans toutes les feuilles  de travail de l’examen organisationnel.
• Une fois que vous avez saisi les réponses pour tous les facteurs psychosociaux, cliquez sur « Soumettre ».
• À partir de votre carnet de bord, cliquez sur « Générer un rapport » dans l’enquête en cours. Veuillez noter que vous devez fermer l’enquête auprès des employés correspondante pour que votre rapport puisse être généré.

Énoncés de l’examen organisationnel

1. Tous les employés sont encouragés par leur supérieur immédiat à prendre les pauses auxquelles ils ont droit.
2. Tous les employés peuvent trouver un équilibre raisonnable entre les exigences de leur travail et leur vie personnelle.
3. Notre direction encourage véritablement l’équilibre entre le travail et la vie personnelle.
4. Tous les employés peuvent parler à leur superviseur quand ils ont de la difficulté à concilier leur travail et leur vie personnelle.
5. Tous les employés sentent que leur milieu de travail les appuie quand ils vivent des problèmes familiaux ou personnels.
6. Tous les gens font preuve de respect les uns envers les autres au travail.
7. La direction règle efficacement les conflits entre les employés.
8. Les gens sont traités équitablement au travail, quelles que soient leurs origines.
9. Dans notre milieu de travail, nous avons des méthodes efficaces pour faire face aux comportements inappropriés des clients.
10. Chaque employé sait ce qu’on attend de lui au travail.
11. Les situations difficiles au travail sont réglées efficacement.
12. Chaque employé est informé des changements importants qui peuvent avoir des répercussions sur la manière d’accomplir son travail.
13. Chaque employé dirait que son superviseur l’aide à bien accomplir son travail.
14. Les raisons des changements organisationnels sont bien expliquées à tous les employés.
15. Chaque employé est informé des répercussions des changements organisationnels sur son travail.
16. Chaque employé accepterait volontiers de mettre les bouchées doubles au travail lorsque c’est nécessaire.
17. Chaque employé a l’impression de faire partie d’une communauté au travail.
18. Chaque employé serait d’accord pour dire que son superviseur appuie sa croissance personnelle.
19. Chaque employé dirait que son superviseur est ouvert à ses idées pour saisir de nouvelles occasions au travail.
20. Chaque employé a la possibilité de relever de nouveaux défis.
21. Chaque employé dirait que son employeur reconnaît son perfectionnement personnel continu.
22. Chaque employé reçoit la formation nécessaire pour avoir un bon rendement au travail.
23. Chaque employé a son mot à dire sur la façon dont il va gérer les changements organisationnels qui le concernent.
24. Chaque employé a un certain contrôle sur la manière dont il organise son travail.
25. Les suggestions de chaque employé sont prises en considération au travail.
26. Chaque employé est informé en temps opportun des changements importants au travail.
27. Chaque employé est encouragé à participer aux décisions qui ont une incidence sur son travail.
28. Les membres de mon organisation sont tenus responsables de leurs actes.
29. Les employés et les dirigeants se font mutuellement confiance.
30. Les valeurs organisationnelles sont démontrées à tous les niveaux.
31. Lorsque des risques physiques sont décelés, la direction réagit efficacement.
32. Les gens dans mon milieu de travail comprennent l'importance de protéger la sécurité physique des employés.
33. Chaque employé a ce dont il a besoin pour effectuer son travail en toute sécurité.
34. Lorsque des risques psychologiques sont décelés, la direction réagit de façon efficace.
35. Les personnes ayant un problème de santé mentale sont soutenues pour accomplir leur travail de façon efficace.
36. Les personnes ayant un problème de santé physique sont soutenues pour accomplir leur travail de façon efficace.
37. La direction aide les employés à gérer le stress au travail.
38. Les nominations à des postes de direction tiennent compte des « compétences humaines » nécessaires pour des postes précis.
39. Le travail ne compromet pas les valeurs ou le moral des employés.
40. La direction s’efforce de protéger les employés contre les torts causés par la discrimination.  
41. Chaque employé peut s’exprimer en toute sécurité au travail.
42. La direction s’efforce de protéger les employés contre les torts causés par l’intimidation.
43. Les employés ont l’impression de recevoir un salaire équitable pour le travail qu’ils font.
44. Notre organisation célèbre nos réussites collectives.
45. Le bon rendement de chaque employé est reconnu.
46. La somme de travail qu’on attend de chaque employé est raisonnable pour le poste qu’il occupe.
47. Chaque employé peut parler à son superviseur de la quantité de travail qu’il a à faire.
48. Chaque employé dispose de suffisamment de temps pour terminer son travail.
49. Les échéances sont raisonnables.
50. La fréquence de la rotation du personnel est raisonnable pour notre secteur.
51. Les employés pensent que leur emploi est sûr.
52. Les gens dans mon milieu de travail comprennent l’importance de protéger la sécurité psychologique des employés.
53. Les employés peuvent accomplir leur travail de façon efficace avec le matériel et les outils fournis.
54. Le travail, y compris le télétravail, n’affecte pas la vie familiale des employés.
55. Aucun employé ne se sent seul au travail, y compris dans le cas du télétravail.
56. Aucun employé n’est en situation d’épuisement professionnel.
57. Le travail ne constitue pas une menace pour la santé psychologique des employés.
58. Tous les employés sont à l’abri de toute stigmatisation liée à une maladie mentale au travail.
59. Tous les employés sont à l’abri de l’intimidation au travail.
60. Tous les employés sont à l’abri du harcèlement au travail, que ce soit verbalement, physiquement ou sexuellement.
61. Tous les employés sont à l’abri de la discrimination au travail.

Le sondage Protégeons la santé mentale au travail a été commandé par la Canada Vie, et des ressources supplémentaires sont fournies par Stratégies en milieu de travail sur la santé mentale.

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