Les mesures d’adaptation ont pour but d’aider les employés atteints d’une incapacité à demeurer productifs et à se sentir soutenus au travail. On peut favoriser une mise en place durable en faisant participer les employés au choix de solutions qui répondent à leurs besoins particuliers. Les stratégies proposées ci-dessous peuvent aider à orienter la discussion avec un employé atteint d’une incapacité qui découle d’un problème de santé mentale.
Les stratégies d’adaptation qui suivent :
- ciblent des problèmes relatifs à la santé mentale, y compris des maladies mentales plus graves;
- ont pour but de soutenir la productivité et le rendement de l’employé qui continue à travailler ou revient au travail;
- peuvent être bénéfiques même si l’obligation juridique de prendre des mesures d’adaptation ne s’applique pas dans les circonstances dans votre province ou territoire (p. ex., stress, épuisement professionnel ou difficultés de la vie);
- ne coûtent souvent rien ou presque à mettre en place, si ce n’est de prendre le temps nécessaire pour modifier un processus ou une méthode de communication.
Après avoir passé en revue le présent contenu, nous vous recommandons de consulter la page Un outil pour favoriser la réussite du personnel. Cette ressource gratuite aide à préciser les attentes liées au poste, à déterminer les capacités de l’employé et à prendre des mesures d’adaptation dans un contexte de santé mentale.
La participation de l’employé, clé de la réussite
Avant de commencer, il est bon de s’assurer que l’employé participe à la discussion pour réfléchir à des solutions qui appuieront efficacement sa réussite au travail. Le plan d’adaptation doit tenir compte des problèmes particuliers au travail qui diminuent la capacité de l’employé de remplir ses fonctions.
Les stratégies qui suivent sont proposées à titre de suggestions pour engager la discussion et n’ont aucune valeur juridique. Vous pourriez toutefois avoir l’obligation de mettre en place des mesures d’adaptation raisonnables en vertu des lois pertinentes en matière de droits de la personne, d’accessibilité ou autres.
Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez la page Élaborer des plans pour les employés – pour les leaders.
Approches générales
Vous trouverez ci-dessous quelques mesures de soutien qui peuvent convenir à tous les employés, y compris ceux atteints d’un problème de santé mentale comme une dépression ou un trouble anxieux.
Techniques de communication et de supervision
- Modifier les directives et la rétroaction. Fournir les directives par écrit peut aider l’employé à mieux comprendre et à retenir les détails.
- Tenir de brèves rencontres hebdomadaires (10 minutes environ), ou plus souvent si nécessaire, entre le superviseur et l’employé pour discuter des problèmes avant qu’ils deviennent sérieux. Ces rencontres doivent servir à vérifier si l’employé va bien et si le plan d’adaptation mis en place lui permet de réussir au travail.
- Explorer quelles approches de gestion peuvent avoir un effet positif ou négatif sur l’employé. Tenez compte du ton de voix, du choix de mots, du contact visuel, du langage corporel, de la gestuelle, de l’utilisation de courriels ou de la communication verbale et d’autres caractéristiques se rapportant au style de gestion, notamment la façon de donner une rétroaction.
- Offrir un recyclage après tout congé de 12 semaines ou plus.
- Augmenter le temps accordé pour la formation et le recyclage afin de favoriser la compréhension.
- Adopter des approches de formation sur mesure pour améliorer la compréhension et le maintien des connaissances.
- Donner de la formation aux gestionnaires, ainsi que des ressources et du soutien afin d’accroître l’efficacité de leurs interventions.
- Pour de plus amples renseignements, lisez l’article Communiquer avec des employés émotifs.
Besoins liés à l’environnement
- Apporter des modifications dans l’environnement physique, comme modifier l’éclairage et réduire le bruit, l’encombrement ou les odeurs. Ces mesures peuvent améliorer le bien-être de l’employé et sa capacité de remplir ses fonctions. Lire aussi la section « Exposition aux distractions », ci-dessous.
Assouplissement de l’horaire et des tâches
- Prévoir un retour au travail progressif pour l’employé qui était en congé de maladie.
- Établir des heures de début et de fin qui tiennent compte des effets des médicaments, du niveau d’énergie et des rendez-vous médicaux de l’employé. Il peut aussi être nécessaire de réaménager le nombre total d’heures hebdomadaires. Par exemple, pour des quarts successifs qui couvrent 24 heures par jour, 7 jours par semaine, on pourrait autoriser l’employé à travailler une journée sur deux au lieu de réduire la rotation aux 12 heures.
- Le fractionnement des quarts de travail peut aider à accroître l’endurance.
- Autoriser la prise de pauses fréquentes durant la journée, mais pour une durée totale équivalente. Citons en exemple six pauses de cinq minutes plutôt que deux pauses de 15 minutes.
- Échanger des tâches équivalentes avec d’autres employés. Tirer profit des forces de chacun. Par exemple, un employé pourrait répondre plus souvent au téléphone tandis que l’autre s’occupe d’un plus grand nombre de courriels.
Stratégies suggérées pour des problèmes particuliers
Les stratégies qui suivent portent sur des difficultés précises au travail qui ont des répercussions sur un employé ayant un handicap. Choisissez celles qui conviennent à votre situation.
Adaptabilité et souplesse
Envisager des assouplissements à l’égard :
- des heures de travail;
- des déplacements à faire dans le cadre du travail;
- des échéances à respecter;
- du moment de la journée où les tâches sont exécutées;
- d’autres routines ou procédures.
- Voir également Aider les employés à faire face au changement.
Minutie
- Donner de la formation pour améliorer la qualité du travail.
- Réduire ou éliminer les sources de distraction.
- Fractionner les tâches en petites étapes.
- Allouer plus de temps pour les tâches exigeant de la minutie.
- Autoriser la prise de courtes pauses lorsque la concentration diminue.
- Donner les instructions et les affectations par écrit.
- Créer une liste de vérification qui indique chaque étape de la tâche à réaliser, comme moyen de contrôler la qualité.
- Échanger des tâches équivalentes avec d’autres employés tout en s’appuyant sur les forces de chacun.
Prise de décision
- Déterminer l’incidence d’éventuelles erreurs de jugement et prendre les mesures nécessaires.
- Créer des listes de vérification pour appuyer le jugement dans les tâches courantes.
- Établir une liste des domaines où les décisions doivent faire l’objet d’une discussion.
- Déterminer les domaines où le jugement doit faire l’objet d’une discussion.
Degré d’autocontrôle
- Créer des listes de tâches détaillées et un échéancier.
- Donner souvent des occasions de faire une vérification.
- Établir un ordre de priorité et un mode de gestion des priorités conflictuelles.
- Structurer la mesure des résultats par tâche, par jour, par semaine et par mois.
- Fournir une liste de collègues ou de superviseurs autres à contacter au besoin.
Degré de responsabilité de supervision
- Établir une liste des comportements particuliers qui peuvent favoriser une supervision efficace d’autres personnes.
- Analyser les comportements de supervision que d’autres peuvent juger discutables.
- Élaborer des stratégies pour gérer le stress au travail.
- Trouver un mentor à consulter au sujet des situations délicates.
- Identifier les relations de travail plus exigeantes et chercher d’autres façons de gérer ces situations.
- Réduire ou retirer certaines responsabilités de supervision.
Exposition à des situations conflictuelles
- Examiner avec l’employé les politiques et les pratiques concernant les situations conflictuelles au travail.
- Donner au personnel une formation sur la gestion des situations potentiellement conflictuelles et les mesures recommandées.
- Présenter une simulation illustrant les situations conflictuelles auxquelles les employés sont exposés.
- Évaluer comment donner ou accroître le soutien dont l’employé aurait besoin dans une situation potentiellement conflictuelle.
- Échanger des tâches équivalentes avec d’autres employés tout en s’appuyant sur les forces de chacun.
- Autoriser la prise de pauses plus fréquentes.
Exposition aux distractions
- Fournir un espace de travail plus calme comportant moins de distractions.
- Autoriser le port d’un casque d’écoute pour écouter de la musique ou des sons apaisants.
- Autoriser le port de bouchons d’oreille pour réduire les distractions par le bruit.
- Dans la mesure du possible, autoriser l’exposition à la lumière naturelle dans l’espace de travail.
- Encourager le désencombrement dans l’espace de travail.
- Demander aux employés d’éviter d’utiliser des parfums en cas de problème médical confirmé.
- Envisager des modifications qui réduisent l’exposition à des stimuli particuliers.
- Autoriser le télétravail pour une partie ou la totalité des tâches.
Tolérance aux situations stressantes
- Discuter de la meilleure façon de donner les instructions et la rétroaction dans un environnement stressant.
- Discuter de la meilleure façon pour l’employé de gérer les situations stressantes au travail. Inclure comment obtenir un soutien dans ces situations.
- Offrir des félicitations sincères et un renforcement positif durant la semaine de travail.
- Autoriser des congés raisonnables pour assister à des thérapies ou à des rendez-vous médicaux.
- Autoriser des appels téléphoniques d’une durée raisonnable qui permettent à l’employé d’obtenir le soutien émotionnel nécessaire pendant la journée de travail.
- Offrir des services de soutien à l’emploi ou les services d’un coach professionnel.
- Autoriser la prise de pauses plus fréquentes.
- Offrir des activités d’apprentissage qui visent à développer la résilience, l’intelligence émotionnelle, la courtoisie et le respect.
Exposition à des personnes en détresse
- Aider à accroître le développement de l’intelligence émotionnelle et de la résilience.
- Évaluer comment offrir ou augmenter le soutien dans les situations qui peuvent être stressantes.
- Offrir souvent des félicitations sincères et un renforcement positif durant la semaine de travail.
- Autoriser des congés raisonnables pour assister à des thérapies ou à des rendez-vous médicaux.
- Offrir des services de soutien à l’emploi ou les services d’un coach professionnel.
- Autoriser la prise de pauses plus fréquentes.
- Prévoir des moments de débreffage et échanger des stratégies pour intervenir auprès de personnes en détresse.
Chevauchement de tâches
- Adapter les procédés au travail pour permettre l’exécution d’une tâche à la fois, dans la mesure du possible.
- Définir des attentes claires, précises et mesurables pour chaque tâche.
- Établir une liste de toutes les tâches et en déterminer l’ordre de priorité.
- Réfléchir à des façons d’accroître l’efficacité de certaines tâches.
- Donner une formation sur des techniques de gestion du temps.
- Envisager des ententes de partage de tâches.
- Retirer les fonctions non essentielles du poste.
- Gérer les attentes de la direction en aidant l’employé à créer un calendrier. Cela devrait inclure le temps à consacrer chaque semaine aux tâches requises, puis évaluer le temps réel consacré à chaque tâche et effectuer les rajustements nécessaires pour les tâches futures, le cas échéant.
Résolution de problème et analyse
- Créer un modèle d’arbre décisionnel pour faciliter la résolution des problèmes ou la réflexion analytique.
- Établir une liste des situations dans lesquelles l’employé aurait besoin d’aide pour l’analyse ou la résolution de problèmes.
- Effectuer des vérifications régulières durant le processus de prise de décision.
Mémorisation
- Encourager l’emploi d’appareils d’enregistrement permettant de réécouter le contenu des rencontres à un moment ultérieur.
- Autoriser l’utilisation d’agendas numériques ou de notes manuscrites, comme des listes courantes de choses à faire, et cocher les tâches lorsqu’elles sont terminées.
- Donner les directives et les affectations par écrit pour en faciliter la compréhension et la mémorisation.
- Planifier des rappels fréquents pour les jalons, les rendez-vous ou les échéances à venir.
- Organiser régulièrement des rencontres entre le superviseur et l’employé pour établir un ordre de priorité et veiller au bon déroulement du travail.
- Offrir un recyclage ou une réorientation.
- Utiliser des méthodes de formation personnalisées. Envisager une période d’intégration plus longue, une lecture anticipée des documents ou un apprentissage appliqué pour favoriser la compréhension et la mémorisation.
Contraintes de temps
- Passer en revue les tâches attribuées afin de prévoir un délai raisonnable pour leur exécution, et veiller à inclure toutes les parties du processus.
- Créer un processus afin d’établir et de vérifier chaque jour ou chaque semaine les délais d’exécution des tâches attribuées.
- Prévoir des points de contrôle fréquents avec l’employé durant l’exécution de tâches ou de projets plus complexes.
- Définir clairement les priorités.
- Dans la mesure du possible, éviter de fixer des échéances serrées. Si cela est nécessaire, allouer des ressources pour aider l’employé à les respecter d’une manière efficace. Cela est utile, surtout aux premières étapes d’un plan d’adaptation ou d’un retour au travail.
- Communiquer clairement les attentes envers chaque membre de l’équipe dans le cadre d’un projet afin d’en assurer l’achèvement à temps.
- Discuter de la meilleure façon de donner une rétroaction lorsqu’il y a des contraintes de temps.
Relations de travail
- Définir les comportements nécessaires à une relation de travail acceptable. Expliquer comment les employés seront tenus responsables en cas de comportement négatif ou nuisible.
- Établir des attentes claires et mesurables pour tous les employés en matière de respect au travail.
- Indiquer comment le succès sera mesuré. Mentionnons, entre autres, le fait de ne pas faire de commentaires critiques durant les réunions d’équipe ou de ne pas s’emporter.
- Donner à tout le personnel une formation sur la façon de contribuer à un milieu de travail convivial.
- Donner aux gestionnaires et aux superviseurs une formation sur la communication efficace pour accroître leur capacité de la modéliser.
- Créer des processus et des stratégies pour gérer efficacement les conflits.
- Donner une rétroaction transparente et honnête.
- Offrir à l’employé la possibilité de ne pas participer aux fonctions sociales liées au travail.
- Envisager des ressources qui peuvent aider à développer la capacité d’interagir d’une manière plus efficace avec les collègues de travail.
Exigences physiques
- Consulter un ergonome au sujet des meilleures pratiques à utiliser pour adapter les espaces de travail aux capacités et limitations physiques.
- Offrir des mesures de soutien qui tiennent compte des limitations physiques.
- Autoriser la prise de courtes pauses pour récupérer l’énergie et l’attention.
- Autoriser les employés à échanger des tâches équivalentes avec d’autres tout en tenant compte des capacités physiques de chacun.
Endurance au travail
- Offrir des mesures de soutien qui visent à augmenter l’endurance de l’employé. Citons, par exemple, mettre de l’eau fraîche et des collations santé à sa disposition en tout temps; si cela est sécuritaire, autoriser le port d’un casque d’écoute pour écouter de la musique.
- Autoriser les employés à échanger des tâches équivalentes avec d’autres pour maintenir l’équilibre du travail tout en tenant compte des forces de chacun.
- Autoriser l’employé à déterminer l’ordre dans lequel il accomplira ses tâches en fonction de son niveau d’énergie.
- Encourager la prise de pauses raisonnables pendant et entre les quarts de travail.
- Si possible, retirer l’employé de la liste des employés à contacter en dehors des heures normales ou de la liste des employés en disponibilité.
- Dans la mesure du possible, autoriser la prise de courtes pauses plus fréquentes pour récupérer l’énergie et l’attention.
- Faire un suivi fréquent auprès de l’employé pour vérifier son niveau de fatigue.
Degré d’isolement
- Offrir la possibilité d’interagir fréquemment avec d’autres membres de l’équipe au moyen de la technologie en ligne.
- Organiser régulièrement des activités de renforcement d’équipe au moyen de webinaires en ligne ou de réunions en direct.
- Rassembler les membres de l’équipe qui sont éloignés à un endroit pour les réunions et les activités.
- Donner régulièrement une rétroaction positive qui reconnaît les contributions et la valeur de l’employé.
- En guise de mesure incitative ou de prime, offrir des adhésions à des groupes afin d’augmenter les occasions d’interaction sociale.
- Allouer du temps durant la semaine de travail pour participer à des activités professionnelles qui permettent une interaction sociale. Il peut s’agir d’événements professionnels, de bénévolat, d’événements sociaux, etc.
Consommation problématique de substances et dépendance
- Éviter d’organiser des activités de réseautage liées au travail qui sont susceptibles d’encourager la consommation d’alcool, le jeu ou d’autres dépendances courantes.
- Envisager d’offrir uniquement des boissons non alcoolisées aux événements liés au travail.
- Pour plus d’information à ce sujet, lire l’article Gestion des facultés affaiblies et de la dépendance – pour les leaders.
Risque de crise
S’il y a un risque qu’un employé vive une crise au travail, travaillez avec cette personne pour élaborer un plan qui précise la manière dont vous devez intervenir et les personnes avec qui vous devez communiquer. Cela peut inclure une anxiété grave, des récurrences ou une dépression nerveuse. Pour un complément d’information, le superviseur et l’employé peuvent consulter la ressource Psychose et intervention en cas de crise.
Stratégies suggérées pour des maladies plus graves
Les maladies mentales graves peuvent diminuer les capacités d’une personne au travail, mais, dans certains cas, il est possible d’adapter le travail des employés atteints d’une maladie mentale grave. Vous trouverez ci-dessous des suggestions pour soutenir l’employeur et l’employé dans ce processus.
Suggestions pour la prise de mesures d’adaptation efficaces
Les stratégies d’adaptation qui appuient la réussite d’un employé atteint d’une maladie mentale grave ne sont pas si différentes de celles que l’on offrirait à tout employé ayant un problème de santé mentale. Dans le cas d’un employé atteint d’une maladie mentale grave toutefois, il est important de rédiger un plan de travail détaillé qui permettra d’intervenir en cas de rechute. Il importe de prendre des mesures pour diriger l’employé vers les ressources et les soutiens appropriés à l’intérieur et à l’extérieur de l’organisation, comme des organismes communautaires et des fournisseurs d’avantages sociaux.
En plus des stratégies d’adaptation décrites ci-dessus, les superviseurs peuvent utiliser les stratégies suivantes pour s’assurer que l’employé atteint d’une maladie mentale grave se sente soutenu et que les attentes soient aussi claires que possible :
- Rédiger un plan de travail qui énonce les mesures d’adaptation convenues, des attentes claires à l’égard des responsabilités, les conséquences d’un rendement inférieur aux normes établies et un plan d’intervention lorsque l’employé ne se sent pas bien. Il est préférable d’élaborer ce plan lorsque l’employé se porte bien. La page Élaborer des plans pour les employés – pour les leaders offre un bon point de départ.
- La ressource Un outil pour favoriser la réussite du personnel peut faciliter l’élaboration d’un plan de travail tout en tenant compte des exigences psychologiques, émotionnelles et cognitives liées à l’emploi.
- Élaborer d’avance des stratégies pour gérer les problèmes de comportement ou de santé; par exemple, qui contacter si l’employé ne semble pas bien. Cela pourrait inclure les coordonnées des membres de la famille, des amis et des professionnels de la santé.
- Définir par écrit les objectifs à court et à long terme.
- Fournir par écrit les directives concernant les tâches supplémentaires.
- Encourager une communication ouverte et continue avec l’employé.
- Offrir des félicitations et un renforcement positif.
- Élaborer un mécanisme pour évaluer l’efficacité du plan d’adaptation.
Mettre en place un plan d’intervention en cas de crise
Les questions ci-après peuvent aider les employeurs à établir un plan d’intervention en cas de situation de crise ou d’urgence ou de menace à la santé de l’employé ou d’autres personnes. Elles peuvent aussi aider à établir une approche globale en matière de bien-être et de comportement au travail :
- Quelles mesures pouvons-nous mettre en place pour vous aider à rester sur la bonne voie?
- Quels sont les signes nous indiquant que vous n’allez pas bien?
- De quelle façon voulez-vous recevoir la rétroaction sur le travail que vous effectuez?
- Si nous croyons qu’il y a des problèmes de rendement, comment pouvons-nous en discuter avec vous d’une manière qui soit positive et constructive?
- Quels genres d’erreurs avez-vous peur de commettre et comment pouvons-nous vous aider à les gérer?
- Quelles sont les choses qui vous stressent ou vous accablent le plus actuellement?
- Quelles sont les choses qui peuvent vous stresser ou vous accabler dans l’avenir?
- Vous pouvez proposer de rencontrer régulièrement l’employé pour vous assurer qu’il se sent appuyé. La fréquence de ces rencontres dépend de la santé et du fonctionnement de l’employé. Il ne devrait pas s’écouler plus de cinq jours ouvrables sans qu’une rencontre soit effectuée après que vous ayez élaboré un plan, et vous pouvez espacer les rencontres lorsque vous constatez que l’employé va bien. Ces rencontres ne devraient pas dépasser dix minutes pour que le processus soit gérable pour tout le monde. Si l’employé a besoin d’un plus long entretien, il peut être planifié.
Tenir compte des préoccupations des collègues
Vous pouvez discuter des préoccupations des collègues concernant un employé bénéficiant de mesures d’adaptation. Veillez à respecter la confidentialité lors de cette discussion. Voici quelques stratégies pour vous aider à créer une culture au travail où tous les employés sont traités avec courtoisie et respect :
- Lire l’article Gérer les réactions des collègues relativement aux mesures d’adaptation.
- Informer tous les employés du processus d’adaptation.
- Diffuser l’article Psychose et intervention en cas de crise pour renseigner les employés sur la manière de réagir à une situation de crise en santé mentale au travail.
- Ne pas obliger les employés à participer à toutes les fonctions sociales liées au travail, afin que les personnes qui ne se sentent pas à l’aise puissent choisir de ne pas participer.
- Encourager tous les employés à tenir hors du milieu de travail les conversations qui ne concernent pas le travail, pour éviter la perception de commérages ou de conspiration.
- Sensibiliser tous les employés aux maladies mentales en diffusant de l’information.
- La page Faire face aux conflits – pour les leaders propose une approche pour aborder les préoccupations des collègues tout en respectant chaque personne; l’approche peut être utilisée même lorsqu’une personne est atteinte d’une maladie mentale.
- L’article Gérer les réactions des collègues relativement aux mesures d’adaptation aborde plus en détail la façon de gérer les collègues qui ont une vive réaction face au retour d’un employé. On y propose des stratégies pour appuyer l’employé qui revient au travail, et aussi pour protéger ou renforcer la santé mentale de l’ensemble du personnel.
Une partie du contenu ci-dessus a été adaptée d’après le travail réalisé par l’organisme Open Door Group (Disponible en anglais seulement).
Avantages que présentent l’emploi et le retour au travail
Le travail a un effet positif indéniable sur la santé des personnes atteintes d’une maladie mentale grave. Comme le souligne le rapport Working with Schizophrenia: Pathways to Employment, Recovery and Inclusion, les personnes qui exercent un emploi rémunéré ont plus de cinq fois plus de chances de redevenir fonctionnelles que les gens qui n’ont pas d’emploi ou qui ont un emploi non rémunéré. Ce rapport souligne aussi qu’une proportion importante de personnes en âge de travailler qui ont des antécédents de maladie mentale grave ont la capacité et la volonté de travailler.
Le travail donne à ces personnes le sentiment d’avoir un but tout en leur permettant de socialiser et d’améliorer leur qualité de vie. Un emploi peut favoriser l’engagement et la loyauté envers les employeurs qui choisissent d’embaucher ou de garder à leur emploi des personnes atteintes d’une maladie mentale grave.
David Williams, de Rainbow’s End, décrit son expérience et les avantages qu’il y a à embaucher des personnes ayant des antécédents de maladie mentale grave.