La mise en œuvre de la norme nationale du Canada sur la santé et la sécurité psychologiques en milieu de travail dans son intégrité est une approche idéale. Mais il existe bon nombre d’autres options. Vous pouvez commencer à améliorer la santé et la sécurité psychologiques dans votre milieu de travail même si vos ressources ou votre budget sont limités.
Apprenez à Mise en œuvre de la Norme, étape par étape, ou suivez les directives présentées ici. Ce qui suit peut vous aider à éviter certains problèmes éventuels associés à la gestion de ces changements. Commencez par obtenir l’engagement des parties intéressées du milieu de travail grâce à une préparation réfléchie, à une évaluation et à un plan permettant d’évaluer les résultats et d’y donner suite.
Obtenez l’appui
Chacun des points suivants peut vous aider à répondre aux questions et aux préoccupations soulevées par les hauts dirigeants. Certains ont constaté que l’absence de cet appui préalable interrompt le processus à cause de leaders inquiets qui n’en comprennent pas clairement les risques et les avantages en jeu.
Considérez les coûts et les avantages liés à la promotion de la santé et de la sécurité psychologiques dans votre milieu de travail.
- Les avantages économiques et sociaux devraient comprendre l’engagement durable du personnel et l’obtention de résultats financiers solides.
- Pour obtenir de l’aide quant à la façon de déterminer les coûts, voyez Avantages en ce qui concerne les coûts pour la santé et la sécurité psychologiques
- L’analyse FFPM (forces, faiblesses, possibilités et menaces) peut aider avec la prise de décisions. Des renseignements sur la façon de réaliser une analyse FFPM sont gracieusement fournis sur le site Web de Businessballs Free Work and Life Learning (disponible en anglais seulement).
- Bon nombre d’organisations ou de services peuvent penser qu’ils ne disposent pas de suffisamment de temps ou de ressources pour investir dans la SSP.
- Le simple fait d’entamer une conversation à propos de la santé et de la sécurité psychologiques peut entraîner des résultats positifs. Il n’est pas toujours nécessaire d’avoir recours à des initiatives et à des programmes de grande envergure.
Soyez prêts à répondre aux préoccupations selon lesquelles la santé et la sécurité psychologiques ouvrira une « boîte de pandore ». Si tel est le cas, communiquez ces faits :
« boîte de pandore » ou de susciter des critiques déraisonnables à l’égard du milieu de travail.
- Éviter ou nier les problèmes de santé et de sécurité psychologiques au travail pourrait signifier que les problèmes s’aggravent et deviennent une crise.
- La prise en compte des problèmes de santé et de sécurité psychologiques peut contribuer à prévenir les situations qui feront perdre du temps et s’avéreront démotivantes.
- La Norme nationale du Canada sur la santé et la sécurité psychologiques en milieu de travail fournit un cadre factuel pour inciter à l’action et éviter de compromettre la sécurité psychologique des employés.
Estimez le temps et les efforts nécessaires pour :
- réaliser l'évaluation de la santé et de la sécurité psychologiques;
- analyser les résultats;
- mettre en œuvre les changements.
Notez que la taille et la portée de votre plan dépendront de la complexité de votre organisation et des initiatives que vous choisirez de mettre en place. Certaines organisations peuvent avoir besoin de quelques semaines, tandis que d'autres peuvent avoir besoin de plusieurs mois.
Évaluez le temps qu’il faudrait à votre organisation pour réaliser les tâches suivantes :
- Monter le dossier d’analyse et établir une base de référence.
- S’assurer de l’engagement des dirigeants, tant ceux qui représentent le personnel que ceux qui représentent l’organisation.
- Créer un plan de communication propre à répondre aux préoccupations éventuelles.
- Établir le processus d’évaluation, notamment ce qui sera mesuré et comment.
- Procéder à l’évaluation au moyen de Protégeons la santé mentale au travail. (Cette étape est sans doute la plus facile.)
- Analyser les résultats de toute évaluation effectuée.
- Communiquer les résultats, célébrer les réussites et déterminer les points à améliorer.
- Susciter la participation du personnel à l’élaboration des plans d’action. Une telle participation est essentielle au succès de la démarche.
- Susciter la participation du personnel à la mise en œuvre des plans. Cela doit faire partie de leur routine quotidienne de travail.
- Mesurer les résultats. Les plans ont-ils permis d’atteindre les objectifs fixés?
- Prendre des mesures correctives, lesquelles peuvent comprendre la création de plans supplémentaires ou la modification des plans existants.
- Établir un processus d’amélioration continue. Le sondage pourrait notamment être refait tous les deux ans.
- Envisager d’allouer du temps – ne serait-ce qu’une heure aux deux semaines à chaque équipe – pour favoriser la durabilité.
Tenez compte des demandes et des priorités concurrentes. Il importe de toujours veiller à la santé et à la sécurité psychologiques des employés. À l’instar d’autres approches en matière de santé et de sécurité, il s’agit d’un processus continu. Toutefois, si c’est la première fois que votre organisation applique une telle approche, vous voudrez peut-être tenir compte de ce qui suit :
- Commencez en abordant un seul des facteurs indiqués dans la Norme. La gestion de la charge de travail. en est un exemple; il ne s’agit pas de travailler moins, mais plutôt de travailler avec moins de stress. Une conversation au sujet de la gestion de la charge de travail peut permettre ce qui suit :
- entamer le dialogue;
- déterminer les solutions;
- réduire l’absentéisme lié au stress;
- favoriser un climat propice à l’amélioration continue.
- Les organisations qui choisissent consciemment les meilleures pratiques en vue d’assurer leur amélioration continue peuvent intégrer un Système de gestion de la santé et de la sécurité psychologiques à leurs politiques et processus existants.
- Si votre milieu de travail présente des conditions malsaines, il est important de mettre en place des mesures afin de veiller à ne pas aggraver la situation. Si votre organisation tente de gérer les problèmes suivants, ces ressources peuvent aider à les aborder immédiatement :
- Faites preuve de transparence en acceptant votre responsabilité à l’égard de la situation actuelle et de la nécessité d’apporter des changements. Vous déchargerez alors les autres du besoin de se justifier ou de défendre leurs situations actuelles. Vous pouvez également ouvrir la voie à une nouvelle façon de faire des affaires.
- Les employeurs reconnus pour leur milieu de travail sain peuvent approfondir leur intérêt pour continuer à motiver leurs effectifs.
- Si un événement traumatisant s’est récemment produit au travail, le fait de reconnaître le traumatisme et d’offrir les bonnes mesures de soutien peut constituer une première étape. L’événement pourrait également constituer une occasion d’inciter les employés à participer à la protection de la santé et de la sécurité psychologiques au travail. Il sera nécessaire d’être sensible à la capacité des personnes touchées avant d’entamer ce processus. Cela pourrait favoriser le processus de rétablissement. Voyez également :
- Prenez en considération l’état de préparation de l’organisation au changement. Il peut y avoir des facteurs internes ou externes susceptibles de favoriser la mise en œuvre de changements ou d’y nuire, par exemple une fusion prochaine ou une réorganisation majeure.
- Si l’organisation est aux prises avec un conflit de travail, le moment n’est peut-être pas idéal pour entamer ce processus, parce que la direction et le syndicat auront à travailler ensemble.
- En cas de problèmes commerciaux imminents, vous devriez vous concentrer sur la limitation des risques. Ces problèmes comprennent les fermetures, les mises à pied, les licenciements ou les mutations. En pareil cas, les employés qui restent au travail pourraient avoir à faire face à des exigences accrues. Il serait alors plus difficile pour eux de s’investir dans l’élaboration de nouveaux processus. Mais cela ne devrait pas vous empêcher de chercher à déterminer les répercussions des problèmes liés à la santé et la sécurité psychologiques. Ces problèmes pourraient comprendre un changement apporté au sein de la direction, un chagrin à la suite de la perte de collègues ou une augmentation de la charge de travail.
- Faites appel à des experts externes, au besoin. Bien que Protégeons la santé au travail soit une ressource gratuite offerte en libre-service, certaines organisations préféreront faire appel à un consultant externe.
- Montrez que la [SSP] est une priorité pour l’organisation en obtenant un Engagement, du leadership et de la participation (représentant le personnel et l’organisation). Celui-ci devrait favoriser l’objectif de protéger la santé et la sécurité psychologiques en milieu de travail.
Élaborer le plan et le faire connaître
- Désignez un ou plusieurs champions au sein de la haute direction pour mobiliser les ressources et susciter l’engagement.
- Établissez un groupe de travail sur la santé et la sécurité psychologiques. Ce groupe devrait être composé des parties intéressées, qui aideront à mener à bien le processus.
- Ces parties intéressées devraient être issues de tous les échelons de la direction et comprendre des employés ainsi que des représentants des employés.
- Lorsque c’est possible, faites en sorte que chaque service soit représenté, par exemple le service des ressources humaines, le service de la santé et de la sécurité au travail et le service des finances.
- Veillez à inclure dans le groupe de travail une personne possédant de bonnes aptitudes en communication.
- Veillez à inclure quelqu’un qui est autorisé à accéder aux données organisationnelles de sorte à faciliter la prise de décisions.
- Le mandat du groupe de travail consiste à planifier l’évaluation, l’analyse et la communication du processus. Les membres du groupe piloteraient les étapes de la planification, de la mise en œuvre, de l’évaluation et de l’amélioration continue.
- Déterminez un échéancier et un budget pour la planification, la mise en œuvre et l’évaluation de l’initiative.
- Veillez à inclure les principales parties intéressées dans les discussions quant à l’approche du groupe de travail et à l’obtention d’une rétroaction importante de la part des employés, du syndicat et de la direction avant de communiquer le plan à l’ensemble des employés.
- Communiquez clairement votre plan. Énoncez explicitement les préoccupations éventuelles et comment votre approche permettra d’y répondre. Pour obtenir des idées de messages, voyez également Engagement, leadership et participation. Cette façon de s’assurer que tous soient au même diapason permet de soutenir le processus, avant même de prendre d’autres mesures.
- Déterminez qui doit être informé et le meilleur moyen de le faire.
- Veillez à ce que l’information soit communiquée à toutes les parties intéressées du milieu de travail, notamment :
- la haute direction;
- les représentants syndicaux;
- les cadres hiérarchiques;
- les représentants des comités de santé et de sécurité au travail;
- les professionnels en ressources humaines;
- les membres du personnel;
- quiconque joue un rôle dans le milieu de travail.
- Informez ceux qui n’ont pas accès à un ordinateur par la voie d’une communication écrite.
- Envisagez de tenir des réunions pour discuter du processus en personne. Vous pourriez également demander à tous les chefs de service ou d’équipe d’organiser une discussion une fois qu’ils auront été informés.
- Prévoyez tous les défis et obstacles en matière de communication. Pensez aux employés qui travaillent hors site, qui sont en vacances ou en congé, ou qui ont des déficiences.
- Veillez à ce que l’information soit communiquée à toutes les parties intéressées du milieu de travail, notamment :
- Répondez aux préoccupations des employés en matière de protection des renseignements personnels. Les employés doivent comprendre :
- Que la participation à ce projet de collecte de données est volontaire.
- Que leur décision de ne pas y prendre part n’aura aucune incidence négative sur leur emploi.
- Que l’anonymat de chaque employé qui répond au sondage et le retourne est garanti.
- Que vous ne recueillerez aucun renseignement personnel ni renseignement permettant d’identifier la personne. Demandez aux répondants au sondage de se prononcer sur leurs expériences et leur perception uniquement en ce qui concerne le poste qu’ils occupent actuellement.
- Que toutes les données recueillies dans le cadre de ce projet de collecte de données demeurent strictement confidentielles.
De nombreux éléments peuvent vous aider à choisir les premières mesures à prendre. Lors de l’examen des résultats, recensez immédiatement les préoccupations urgentes relatives à la sécurité. Il peut s’agir, par exemple, de problèmes comme l’intimidation, le harcèlement, la violence ou la discrimination.
L’étape suivante consiste à déterminer s’il y a des problèmes en matière de droits de la personne, de santé ou de sécurité. Vous pourriez aussi commencer par les facteurs psychosociaux relevés comme étant des atouts potentiels. Vous pourriez ainsi profiter de l’acquis de ces atouts. Chaque facteur psychologique peut avoir un effet protecteur lorsqu’il est soutenu d’une manière positive. Le fait d’améliorer la nature protectrice des facteurs psychosociaux peut aider, même en présence d’agents stressants inévitables.
Finalement, demandez la rétroaction et les conseils des employés à l’égard du ou des facteurs psychosociaux qu’ils croient les plus importants. Vous pouvez les inviter à des groupes de discussion, à des réunions du personnel ou à utiliser des boîtes de suggestions. Vous pouvez faire part des résultats au moyen de brèves descriptions, qui sont fournies plus loin. Vous pourriez également choisir un certain nombre de facteurs sur lesquels vous désirez vous concentrer et auxquels vos employés doivent accorder la priorité.
Faire part des résultats
Pour de nombreuses organisations, les résultats de l’évaluation leur auront permis de connaître leurs atouts potentiels. Célébrer ces points forts renforce l’engagement des employés envers un milieu de travail amélioré.
Il est important de manifester l’engagement de l’organisation en communiquant le plan dès que les résultats sont connus. Si vous le pouvez, commencez à agir pour améliorer la santé mentale en milieu de travail avant même de recevoir les résultats. Vous pourrez élaborer des mesures plus complexes au fil du temps.
Parmi les exemples de mesures rapides et économiques, notons :
- l’accueil d’un conférencier;
- l’envoi de courriels de sensibilisation comme ceux trouvés dans Courriels hebdomadaires sur la sensibilisation à la santé mentale;
- la mise en place de nouvelles activités d’équipes comme celles trouvées dans Former des équipes plus fortes.
L’important est d’agir le plus rapidement possible après avoir obtenu l’opinion des employés. Cela devrait aider à éviter qu’ils ne perdent confiance dans les intentions de l’employeur.
Toute communication devrait également indiquer les résultats escomptés et les améliorations prévues pour l’avenir. Il importe de communiquer clairement que la transformation en milieu de travail idéal ne s’opérera pas du jour au lendemain, mais que l’accent continuera d’être mis sur l’amélioration de la santé et de la sécurité psychologiques au travail.
- Sollicitez la collaboration de tout le personnel et de toutes les parties intéressées pour déterminer les moyens d’assurer des répercussions positives au travail. Chaque employé a la responsabilité d’apporter sa contribution, puisque l’interaction de chacun avec les autres a une incidence sur la santé et la sécurité psychologiques.
- Faites participer les groupes de travail au processus de discussion et d’élaboration des plans d’action. Veillez à ce que ces plans prévoient une méthode d’évaluation des résultats.
- Certaines aptitudes en communication et en animation sont utiles pour les personnes qui mènent ces discussions. Même les personnes qui n’estiment pas posséder de compétences dans ces domaines peuvent tirer profit des renseignements et des outils proposés dans la Série d’ateliers « Au programme ».
- Pour d’autres idées quant aux approches à adopter, lisez Santé et sécurité psychologiques – Guide de l’employeur.
Examiner diverses actions appropriées
Un tel examen permet d’orienter la démarche des équipes appelées à élaborer et à mettre en œuvre les plans d’action. En choisissant différentes actions appropriées qui répondent à la fois aux besoins de l’organisation et à ceux des employés, vous vous assurez que les résultats seront mutuellement avantageux.
- Pertinence : Est-ce que la mesure ou la solution est pertinente compte tenu des besoins et des ressources de votre organisation?
- Acceptabilité : Est-ce que la mesure ou la solution est acceptable pour toutes les parties intéressées, y compris la direction, les employés, les syndicats et les clients?
- Accessibilité : Est-ce que la mesure ou la solution est disponible et accessible pour toutes les parties intéressées (p. ex. langue, emplacement géographique.)?
- Efficacité : Est-ce que la mesure ou la solution est compatible avec les preuves indiquant que les conséquences prévues correspondent aux exigences de votre organisation?
- Efficience : Est-ce que la mesure ou la solution peut être mise en place de façon peu coûteuse et en temps opportun?
- Sécurité : Est-ce que la mesure ou la solution pourrait comporter un risque indésirable pour la santé ou la sécurité des employés?
Envisagez d’examiner les politiques existantes
Votre analyse des résultats pourrait révéler la nécessité d’élaborer ou d’améliorer des politiques au sein de votre organisation. Il est question ici des pratiques et des processus organisationnels qui régissent le milieu de travail au quotidien.
- Élaborez une stratégie de haut niveau quant à ce sur quoi votre organisation peut concrètement se concentrer à court terme. Exemples :
- « Pour promouvoir la santé et la sécurité psychologiques au travail, nous offrirons dans un premier temps une formation aux gestionnaires. »
- « Pour promouvoir la santé et la sécurité psychologiques au travail, nous chercherons dans un premier temps à accroître la sensibilisation à l’égard de la santé mentale. »
- « Pour promouvoir la santé et la sécurité psychologiques au travail, nous examinerons dans un premier temps nos politiques actuelles. »
- « Pour promouvoir la santé et la sécurité psychologiques au travail, nous organiserons dans un premier temps des groupes de discussion. »
Actions fondées sur des données probantes par facteur
Vous trouverez ci-dessous, à l’égard de chaque facteur psychologique indiqué dans la Norme, des liens vers des Actions fondées sur des données probantes par Protégeons la santé mentale au travail. Les mesures et les solutions proposées peuvent être mises en place moyennant un minimum d’investissement en termes de ressources ou de coûts pour l’organisation. Un manque de ressources budgétaires ne doit pas empêcher d’aller de l’avant avec un projet qui fera bouger les choses.
Actions fondées sur des données probantes pour l’équilibre
Un milieu de travail où l’on reconnaît la nécessité d’assurer un équilibre entre les exigences liées au travail, à la famille et à la vie personnelle.
Actions fondées sur des données probantes pour la courtoisie et le respect
Un milieu de travail où les employés sont respectueux et attentionnés envers leurs collègues ainsi qu’avec les clients et le public.
Actions fondées sur des données probantes pour la clarté du leadership et des attentes
Un milieu de travail où il existe un leadership et une structure de soutien efficaces qui aident les employés à déterminer ce qu’ils doivent faire, comment leur travail contribue à leur organisation et si des changements sont imminents.
Actions fondées sur des données probantes pour l’engagement
Un milieu de travail où les employés développent un sentiment d’appartenance à l’égard de leur milieu de travail et sont motivés par une volonté de bien accomplir leurs tâches.
Actions fondées sur des données probantes pour la croissance et perfectionnement
Un milieu de travail où les employés reçoivent des encouragements et du soutien relativement au perfectionnement de leurs compétences interpersonnelles et émotionnelles, ainsi que de leurs aptitudes professionnelles.
Actions fondées sur des données probantes pour la participation et influence
Un milieu de travail où les employés participent aux discussions à propos de la façon dont leur travail est accompli et dont les décisions importantes sont prises.
Actions fondées sur des données probantes pour la culture organisationnelle
Un milieu de travail caractérisé par un climat de confiance, d’honnêteté et de justice.
Actions fondées sur des données probantes pour la protection de la sécurité physique
Un milieu de travail où la direction prend des mesures appropriées pour faire face aux risques physiques afin de protéger la santé et la sécurité psychologiques des travailleurs.
Actions fondées sur des données probantes pour le soutien psychologique et social
Un milieu de travail où les préoccupations liées à la sécurité psychologique et à la santé mentale des employés sont prises au sérieux par leurs collègues et leurs superviseurs, et font l’objet d’une réponse appropriée, au besoin.
Actions fondées sur des données probantes pour les compétences et exigences psychologiques
Un milieu de travail où il existe un bon niveau de correspondance entre les compétences interpersonnelles et émotionnelles des employés et les exigences du poste qu’ils occupent.
Actions fondées sur des données probantes pour la protection de la sécurité psychologique
Un milieu de travail où l’on veille à protéger la santé psychologique des employés.
Actions fondées sur des données probantes pour la reconnaissance et récompenses
Un milieu de travail où les efforts des employés sont reconnus et récompensés équitablement et en temps opportun.
Actions fondées sur des données probantes pour la gestion de la charge de travail
Un milieu de travail où les employés ont la possibilité de s’acquitter efficacement de leurs tâches et de leurs responsabilités dans les délais dont ils disposent.
Planifier l’amélioration continue
- Lors de chacun de vos entretiens d’affaires concernant des politiques, des procédures, des programmes et des interactions, nouveaux ou révisés, pensez à poser la question suivante :
- « En quoi cette initiative peut-elle avoir une incidence sur la santé et la sécurité psychologiques des employés? »
- Vous serez ainsi en mesure d’intégrer de façon permanente les considérations en matière de santé et de sécurité psychologiques dans votre milieu de travail sans avoir à consacrer beaucoup de temps à un programme connexe.
- Mettez en œuvre les plans élaborés par les équipes de travail.
- Mesurez les résultats et recherchez les occasions d’apporter des mesures correctives ou des améliorations. Voyez Évaluation et mesures correctives.
- Continuez ce cycle pour jeter les bases d’une méthode d’amélioration continue. Voyez Examen de la direction et amélioration continue.