Stress lié à la charge de travail des employés

Imaginez deux employés pour lesquels les attentes sont d’accomplir plus de travail que cela semble physiquement possible en une journée. Un employé est aidé par son leader à prioriser ce qui est le plus important. Le leader lui assure qu’il comprend l’impossibilité de tout fait faire en une journée. Il s’attend à ce que l’employé fasse de son mieux pendant ses heures de travail. On dit à l’autre employé que s’il ne fait pas tout le travail, il pourrait faire échouer le projet, faire perdre un client ou même perdre son emploi. Si le nombre d’heures travaillées et les capacités des deux employés sont les mêmes, qui, selon vous, sera le plus productif à long terme? Selon vous, qui serait le plus susceptible d’éprouver du stress lié à la charge de travail?

Daniel Pink (2011), dans son livre Drive: The Surprising Truth About What Motivates Us, fournit des données prouvant que la pression organisationnelle, au fil du temps, réduit la productivité. Elle peut également augmenter le stress au travail, ce qui entraîne un risque plus élevé de maladie, d’invalidité et d’absence. 

Souvent, le stress lié à la charge de travail a moins à voir avec la quantité de travail à accomplir qu’avec d’autres facteurs de stress. Vous trouverez ci-dessous des conseils et des stratégies qui vous permettront, en tant que leader, de soutenir la productivité en période de forte demande tout en réduisant le stress lié à la charge de travail. 

Votre rôle en tant que leader

La plupart des leaders s’efforcent de diviser équitablement la charge de travail entre les employés. Cependant, de nombreux facteurs peuvent entraver l’atteinte de cet objectif. Par exemple, les tâches peuvent être plus longues ou plus courtes que prévu. Il peut y avoir plus d’imprévus ou de temps d’attente avant que les autres puissent collaborer. Il peut y avoir des tâches de longue date dont vous ne tenez plus compte. Il peut y avoir des responsabilités que vous ignorez en matière de conformité ou de communication de rapports. S’il n’est pas maîtrisé, le stress au travail peut mener à un épuisement professionnel ou à d’autres problèmes de santé graves. La ressource Gestion de l’épuisement professionnel – pour les leaders vous aide à remarquer les facteurs au travail et à soutenir les employés qui gèrent un épuisement professionnel.

Ouvrez le dialogue pour un milieu de travail plus sécuritaire sur le plan psychologique et réduisez le stress lié à la charge de travail en faisant comprendre clairement votre intention de permettre à chacun des employés de faire un bon travail tous les jours. Indiquez que cela peut être accompli sans qu’ils n’aient à subir continuellement du stress ou de la pression ou à faire des heures supplémentaires, en particulier des heures supplémentaires non rémunérées.

Les questions suivantes sont adaptées avec la permission de Benoit Lefebvre (s. d.) de l’Université d’Ottawa. Elles peuvent vous aider à réfléchir aux problèmes systémiques ou plus généraux qui peuvent avoir une incidence sur le stress au travail :

• La quantité de travail que vous demandez aux employés est-elle raisonnable par rapport à leurs connaissances, leur expérience et leur poste?
• Demandez-vous régulièrement à un employé ce qu’il a à faire actuellement avant de lui confier une tâche supplémentaire?
• Aidez-vous à établir des priorités, à déléguer ou à retarder des tâches concurrentes lorsque le travail supplémentaire ajoute au stress lié à la charge de travail?
• Les employés vous consultent-ils et discutent-ils de leur stress au travail, des exigences de leur poste et du niveau d’autonomie recherché?
• Les employés disposent-ils du cadre idéal, ainsi que de l’équipement, des outils, des ressources et du temps nécessaires pour s’acquitter de leurs tâches?
• Le milieu de travail est-il exempt de sources de distraction et d’interruption?
  • Cela comprend les conflits, les demandes concurrentes et les réunions interminables.
• Les employés comprennent-ils bien l’ordre de priorité de leurs tâches et responsabilités et peuvent-ils bien les gérer?

Gérer le stress lié à la charge de travail

Même le leader le plus informé peut constater un niveau élevé de stress lié à la charge de travail au sein de son équipe. C’est peut-être uniquement dû au fait que chaque membre de l’équipe est personnellement motivé d’une manière qui n’est ni équilibrée ni saine. Si vous avez attiré des employés passionnés et énergiques qui n’ont pas de limites personnelles ou qui ne prennent pas soin d’eux, il est probable que le stress lié à la charge de travail soit un problème ou le deviendra. 

Travailler assidûment n’est pas en soi un facteur de stress. Travailler assidûment n’est pas mauvais pour notre santé mentale si nous :

• comprenons bien ce que nous devons faire;
• travaillons selon des horaires réguliers;
• prenons des pauses régulières;
• disposons de l’équipement, des outils, des compétences et du temps nécessaires pour remplir nos obligations;
• n’avons pas trop de distractions ou d’interruptions;
• sommes reconnus et rémunérés de manière adéquate;
• travaillons dans un cadre sécuritaire où nous pouvons parler de nos préoccupations;
• accomplissons un travail qui est reconnu par notre équipe ou notre organisation.

Examinez la liste ci-dessus et si l’un de ces énoncés est un problème pour un ou plusieurs de vos employés, accordez-lui la priorité et collaborez en vue de trouver des moyens efficaces d’intervenir et de réduire le stress au travail.

Il existe de nombreuses ressources que vous pouvez utiliser avec votre équipe pour favoriser la prise de conscience et créer de nouvelles approches plus saines, tout en faisant du bon travail, sinon du meilleur travail, avec moins de stress.  

• Actions fondées sur des données probantes pour la gestion de la charge de travail. Ces mesures et réponses peuvent être mises en place moyennant un investissement minimal de ressources ou de coûts pour l’organisation.
• Gestion du rendement. Ces stratégies se concentrent sur des solutions qui favorisent également le bien-être des employés et contribuent à réduire le stress inutile au travail, même lorsque la santé mentale est en cause.
• Équipes hybrides. Dans une équipe hybride, certains employés travaillent sur place, tandis que d’autres travaillent à distance. Poursuivez votre lecture pour découvrir comment équilibrer le soutien de la réussite et la gestion du stress des deux groupes d’employés.
• Matériel de l’atelier Au programme – Gestion de la charge de travail. Apprenez à diriger une discussion d’équipe visant à aborder et à améliorer la gestion de la charge de travail au travail. Cette ressource comprend un guide et un diaporama pour vous aider à partir du bon pied.
• Actions fondées sur des données probantes pour la clarté du leadership et des attentes. Ces mesures et réponses peuvent être mises en place moyennant un investissement minimal de ressources ou de coûts pour l’organisation.
• Matériel de l’atelier Au programme – Clarté du leadership et des attentes. Apprenez à diriger une discussion d’équipe pour aborder et améliorer le leadership et les attentes au travail. Cette ressource comprend un guide et un diaporama pour vous aider à partir du bon pied. 
• Évaluation de la sécurité psychologique au sein de l’équipe. Cette évaluation porte sur la dynamique de l’équipe. Cela comprend la façon dont les employés interagissent et la mesure dans laquelle chaque membre de l’équipe a le sentiment que l’équipe est un environnement inclusif. Cela ne concerne pas la charge de travail individuelle, mais souvent, lorsque les membres d’une équipe travaillent bien ensemble, ils se soutiennent mutuellement parmi les fluctuations des exigences de travail. Cela permet de diminuer le stress au travail lorsque les exigences sont plus élevées. 

Activités permettant de réduire le stress au travail

Bien qu’il puisse sembler que les activités de renforcement de l’esprit d’équipe augmentent le stress en détournant les gens de la tâche sous la main, certaines activités permettent en fait aux gens de se sentir plus calmes ou plus énergiques. 

La ressource Activités de pause santé propose de nombreuses idées qui prennent 15 minutes ou moins, et il en existe de nombreuses parmi lesquelles vous pouvez choisir. 

Les activités de renforcement de l’esprit d’équipe aident à améliorer l’efficacité, la cohésion, la communication, la résolution de problèmes ou le bien-être de l’équipe. Cela peut également contribuer à réduire le stress au travail.

Et s’il y a vraiment trop de travail? 

Le stress au travail est probablement lié à la peur ou à la perception de la pression qu’à la quantité de travail.

L’approche que vous utilisez en tant que leader peut renforcer la perception d’une obligation de rendement. Le ton de votre voix, votre langage corporel, les mots que vous employez ou les points sur lesquels vous concentrer vos éloges peuvent tous faire la différence. Les ressources Gestion du rendement et Stratégies de reconnaissance pour les leaders vous proposent une approche qui permet de diminuer la pression tout en augmentant la motivation et la productivité.  La ressource Évaluation du leader psychologiquement sécuritaire va encore plus loin en examinant les stratégies qui favorisent la sécurité psychologique tout en améliorant le rendement des employés et la cohésion de l’équipe. 

En tant que leader, il vous incombe de gérer le stress et la pression de manière à rehausser l’énergie et la concentration de chaque employé. Lorsqu’il y a plus de travail qu’il n’est possible d’en accomplir en une journée, envisagez ce qui suit :

• écrivez chaque tâche ou élément livrable et attribuez à chacun un nombre réaliste d’heures équivalentes à temps plein;
  
  • faites le total des heures et divisez-le par le nombre d’employés équivalents à temps plein dont vous disposez et qui sont capables d’effectuer le travail; 
    
    • demandez à chaque employé de créer sa propre liste, que vous pourrez examiner et ajouter dans une liste d’équipe; 
    • le temps requis pour créer cette liste pourrait accroître le stress alors que tout le monde ressent déjà la pression de la charge de travail. Expliquez que votre intention est de diminuer le stress;
• déterminez les lacunes dans la capacité et présentez la liste à votre leader pour qu’il choisisse les tâches ou les éléments livrables qui sont prioritaires et ceux qui peuvent être retardés, confiés à un autre service ou abandonnés; 
  
  • il s’agit d’un calcul mathématique qui montre ce qui est réalistement possible; ce n’est pas un signe de faiblesse ou de mauvaise gestion;
  • soyez ouvert aux questions concernant le temps alloué à chaque tâche et la capacité de chaque employé; 
    
    • plutôt que d’être sur la défensive, si on conteste vos décisions, soyez prêt à étayer vos calculs;
    • demandez à votre leader quelles sont ses priorités et quelles sont les tâches qui, selon lui, pourraient être retardées, déléguées à l’extérieur de votre équipe ou abandonnées;
    •  le cas échéant, demandez si et quand du personnel supplémentaire sera engagé, ou quand les demandes en cours seront réduites;
• une fois que votre leader vous a fixé un objectif réaliste, réunissez votre équipe pour discuter de la manière dont vous allez l’atteindre. Parlez de la façon dont vos employés peuvent modifier leur propre horaire de travail afin d’améliorer la qualité et de diminuer le stress lié à leur propre réussite professionnelle; 
• faites le point avec votre équipe pour réévaluer l’impact de ces changements sur le stress lié à la charge de travail, et prenez les mesures correctives nécessaires.

Préoccupations individuelles des employés

Le stress au travail peut faire partie d’un problème plus important chez un employé. Avant de sauter sur les solutions, vous pouvez avoir une conversation pour comprendre où en est l’employé. La ressource Élaborer des plans pour les employés – pour les leaders fournit un processus détaillé qui vous aidera à travailler avec un employé afin qu’il élabore ses propres stratégies pour réussir. Voici d’autres ressources qui pourraient être utiles : 

• Un outil pour favoriser la réussite du personnel. Processus qui encourage l’employé et l’employeur à trouver des solutions favorisant le rendement et le bien-être. L’outil « Promotion de la réussite du personnel » s’adresse à tous les employés, notamment ceux pour qui nous devons prendre des mesures d’adaptation.
• Communiquer avec des employés émotifs. Ces stratégies peuvent vous aider à avoir des conversations de soutien avec les employés et à éviter de causer des réactions négatives.
• Problèmes de santé mentale des employés. Lorsque des employés sont atteints d’une maladie mentale, des mesures d’adaptation utiles peuvent les aider à demeurer productifs au travail. Apprenez à tirer profit de ces ressources, à gérer les réactions des collègues et à favoriser un retour au travail réussi après un congé. 
• Aider les employés à faire face au changement. Tout changement organisationnel peut déstabiliser les employés. Grâce à la planification et à la communication, vous pouvez inciter les employés à réfléchir à la façon de faire face au changement d’une manière sécuritaire sur le plan psychologique.
• La gestion du rendement. Ces stratégies se concentrent sur des solutions qui favorisent également le bien-être des employés et contribuent à réduire le stress inutile au travail, même lorsque la santé mentale est en cause.
• Amélioration des tâches de soutien. Ces ressources peuvent vous aider à soutenir un employé afin d’améliorer son rendement et sa productivité dans le cadre d’une tâche précise, en examinant les obstacles potentiels et en élaborant un plan de réussite.

À partager avec l’employé

Vous pouvez partager les ressources ci-dessous avec vos employés avant de prendre la parole, afin de les aider à se préparer à une conversation productive sur ce qui pourrait être fait pour diminuer leur stress au travail :

• Outil de réflexion et de discussion sur la charge de travail | PDF. Ce formulaire à remplir aide l’employé à explorer ce qui peut contribuer à son stress au travail. Il envisagera des solutions et des stratégies qui pourraient l’aider. Ce formulaire peut également être rempli par l’employé en vue d’une discussion avec son leader ou durant une telle discussion.
• Se préparer à une conversation difficile. Vous pouvez augmenter votre efficacité en prenant un moment pour réfléchir à vos suppositions et à vos intentions avant de commencer une conversation difficile. Faire connaître votre intention à l’employé avant une conversation peut aider à réduire son stress.
• Ressources pour les employés. Ces ressources visant à favoriser le bien-être des employés et de leur famille portent sur des sujets allant de la gestion des problèmes liés au travail à l’accès à l’aide et aux ressources.
• Gérer le stress, Prévenir l’épuisement professionnel et Équilibre travail-vie personnelle. Faites attention de ne pas laisser entendre qu’il y a quelque chose qui ne va pas chez la personne qui vous fait part de son stress. Si la personne dit que d’autres facteurs dans sa vie ajoutent à son stress, vous pouvez alors partager cette ressource en disant quelque chose comme : « Il semble que vous en avez beaucoup sur les épaules. Je veux vous aider à gérer le stress lié au travail, mais cette ressource peut également vous aider à protéger votre bien-être. » 

Une autre option consiste à partager toutes ces ressources avec vos employés avant qu’elles ne soient nécessaires pour les aider à se sentir à l’aise de discuter du stress au travail avant que celui-ci ne nuise à leur bien-être.

Problèmes des employés qui pourraient augmenter le stress au travail

Si vous n’avez qu’un seul employé qui lutte contre le stress au travail, il est probable que d’autres facteurs que la quantité de travail ajoutent à ce stress. Ces facteurs peuvent inclure l’épuisement professionnel; le stress personnel, relationnel ou financier; l’intimidation ou le harcèlement; un handicap; le manque de pauses; le manque de sommeil; le sentiment de ne pas être inclus; une faible motivation; le manque de reconnaissance. 

Si vous pensez qu’il y a d’autres facteurs en jeu, de nombreuses ressources utiles sont à votre disposition dans la ressource Préoccupations des employés.

Ressources supplémentaires

• Un outil pour favoriser la réussite du personnel. Processus qui encourage l’employé et l’employeur à trouver des solutions favorisant le rendement et le bien-être. L’outil « Promotion de la réussite du personnel » s’adresse à tous les employés, notamment ceux pour qui nous devons prendre des mesures d’adaptation.
• Processus de prévention du stress – pour les employés. Comprendre ce qu’est le stress chronique et savoir en reconnaître les dangers. Cet outil propose des mesures de réduction des facteurs de risque au niveau organisationnel, afin de protéger l’employeur et les employés.